Proceso administrativo de compras

lunes, 2 de abril de 2012


Los procesos de compras se inician con la necesidad de un bien o servicio y culminan con la adquisición y pago de éstos.  Esta necesidad es planteada por el departamento o unidad que la requiere; de esta forma, las solicitudes de bienes o servicios dependen de un departamento diferente al de compras.  De acuerdo con esto, los procesos de compras comprenden las siguientes etapas:

- Recepción de la solicitud de requisición
- Emisión de la orden de compra
- Aprobación de la orden de compra 
- Envío de la orden de compra a los proveedores
- Recepción de los bienes y/o servicios
- Registro de la entrada del activo o recepción del servicio
- Pago del bien o servicio recibido
- Registro del pago


Recepción de la Solicitud de Requisición:

Para iniciar una compra, cualquier departamento de  la Empresa emite una solicitud de requisición.  Esta emisión debe surgir por una necesidad específica, la cual puede originarse por varias razones, entre las cuales tenemos:

- Generación de un punto de reorden del inventario de mercancías. 
- Cumplimiento del presupuesto de inversiones de capital.
- Surgimiento de necesidades de mercancías de acuerdo con el plan de trabajo.
- Otras.

Una vez detectada la necesidad, el departamento o unidad solicitante, completa una requisición o solicitud de los bienes a ser comprados y la envía al departamento de contabilidad.  Es necesario que el departamento de contabilidad conozca los materiales y los proveedores, así la primera actividad del proceso consistirá en contactar los proveedores, con el propósito de obtener cotizaciones de los bienes a ser adquiridos.

Como toda transacción potencialmente puede generar un compromiso para la Empresa, la solicitud de requisición debe tener ciertas aprobaciones de acuerdo con las políticas que establezca la Empresa.  Típicamente, los campos de aprobación que lleva una solicitud de requisición son los siguientes:


- Persona o unidad solicitante
- Jefe de la unidad solicitante
- Funcionarios de la Farmacia.

Normalmente, esta última aprobación es opcional y, como se mencionó anteriormente, está sujeta a las políticas o niveles de aprobación que establezca la Empresa.


Emisión de la Orden de Compra:

Una vez que la solicitud es recibida en el departamento de contabilidad, debe ser procesada para proceder a suministrar los bienes o servicios requeridos.  Un documento de orden de compra es aquel en el se le solicita a un proveedor, la provisión de un bien o prestación de un servicio para la Empresa.  Las decisiones de compra son plasmadas en la orden de compra, la cual debe incluir por lo menos las siguientes informaciones:

- Departamento que solicita el bien o servicio
- Concepto o descripción de los bienes o servicios
- Cantidad de los bienes o servicios
- Costo unitario y total
- Fechas de solicitud y de disposición de los bienes o servicios
- Autorizaciones necesarias

Cuando se coloca la orden de compra, es necesario establecer en la misma, todas las condiciones necesarias para evitar problemas relacionados con retrasos en la entrega, cambios en la calidad y/o  cantidad de los productos, cambios de precios y modificaciones en las condiciones de financiamiento.

Las normas de control interno exigen que cualquier modificación que pueda efectuarse a una orden de compra deba ser realizada en otro formulario, el cual cambie las condiciones que previamente se habían establecido en el formulario original de orden de compra.  La modificación de una orden de compra debe ser una situación  de excepción, en la cual alguna de las condiciones previamente establecidas es cambiada por cualquier situación que igualmente sea de excepción, una segunda opción es la emisión de una orden de compra que sustituya a la original.  Normalmente, las modificaciones más comunes que se realizan a una orden de compra son los cambios en precios o cantidades, las cuales en el primer caso deben estar soportadas por la autorización interna de personal competente.  Una vez emitida la orden de compra, ésta debe ser sometida a las aprobaciones correspondientes para su procesamiento.


Aprobación de la Orden de Compra:

La aprobación de este documento está sujeta a las políticas de autorización que establezca la Empresa.  


Envío de la Orden de Compra a los Proveedores:

La autorización de la orden de compra a través del formulario de orden de compra, es emitida por el departamento de contabilidad.  Esta responsabilidad implica que el departamento de contabilidad, en todo el proceso de revisión de la orden de compra, tiene las siguientes responsabilidades:

- Conocer los bienes utilizados por la Empresa y sus diferentes proveedores, es necesario que el personal del departamento conozca si se trata de productos importados o nacionales, condiciones de almacenamiento y transporte, requisitos de importación y otros aspectos.

- Realizar las compras con base en los requerimientos establecidos en cuanto a cantidad y calidad: La responsabilidad del departamento de contabilidad está limitada a cumplir con las requisiciones establecidas, en caso de existir necesidad de cambios se debe consultar con la unidad que solicitó el bien o servicio.

- Controlar que las mercancías se reciban oportunamente: Este aspecto es importante porque la recepción oportuna influye en las operaciones de la Empresa.

- Realizar los reclamos por los faltantes o defectos en calidad: La responsabilidad del departamento de contabilidad incluye negociar con los proveedores, los reclamos por faltantes o defectos en el producto.


Recepción de los Bienes y/o Servicios:

El siguiente paso en el proceso de compras, es la recepción del bien o servicio.  En este momento el proveedor recibió el documento original de la orden de compra y procedió a suministrar los bienes o servicios requeridos.  Se pueden presentar los siguientes casos:

- El encargado de almacén recibe lo requerido, en este caso la conformidad de lo recibido la tiene que dar esta unidad y enviar la documentación necesaria al departamento de contabilidad para su registro.

- La unidad solicitante no es quien recibe lo requerido, sino otra dependencia física, en cuyo caso la unidad solicitante debe efectuar un seguimiento a las órdenes de compra que tiene pendiente por recibir.


Para que la recepción de bienes y/o servicios, se efectúe de acuerdo con las políticas de autorización establecidas por la gerencia, una copia de las órdenes de compras emitidas, debe estar disponible en el departamento que recibirá el bien o servicio.  Este control permite que únicamente se reciban los bienes o servicios sobre una base de autorizaciones preestablecidas.


Registro de la Entrada del Activo o Recepción  del Servicio.

Una vez recibidos los bienes o servicios, y luego que el departamento de contabilidad de la conformidad de recepción, se debe realizar el correspondiente registro de entrada del activo o de la recepción del servicio.

Para realizar esto, es necesario remitir al departamento de contabilidad la siguiente documentación para su registro:

- Copia de la orden de compra
- Factura original del proveedor
- Entrada de almacén
- Documentos aduanales, en caso de tratarse de importaciones

Se debe clasificar y codificar los bienes o servicios recibidos, a fin de registrarlos en la cuenta correspondiente de inventario, activo fijo, suministros o gastos por servicios.


Pago del Bien o Servicio Recibido:

El pago del bien o servicio se origina luego de haberse emitido la orden de pago por la unidad solicitante.  El pago de los pasivos está sujeto a lo establecido al respecto en las políticas de la Empresa con relación al manejo del efectivo.  


Registro del Pago:

Esta fase es un paso netamente contable, y debe ser efectuado en el momento en que la Empresa emite el cheque a favor del proveedor o beneficiario.  Debemos tener presente que el proceso de emisión de órdenes de compra, por lo general, no genera obligaciones para la Empresa, debido a que hasta ese momento no se ha generado transferencia de propiedad de los bienes comprados; la necesidad de realizar registros contables surge cuando realizamos un pago anticipado al proveedor.


Registro de la Obligación:

Como explicamos anteriormente, el registro de la obligación se inicia cuando se realiza la transferencia de propiedad del bien, es en este momento cuando la Empresa se compromete a realizar el pago de acuerdo con las condiciones establecidas en la orden de compra.

El proceso de cuentas por pagar incluye los procedimientos contables para el registro de los pasivos, valuación de las cuentas por pagar – en caso de moneda extranjera – y el pago de las cuentas a los acreedores.  Los procesos de compra y cuentas por pagar están relacionados con los procesos de almacenaje de las existencias, debido a que el mayor volumen de actividades del departamento de compras estará relacionado con la compra de materias primas y material de empaque para la producción.  El registro contable debe iniciarse con la recepción de la mercancía, para esto se cuenta con un formulario que se llama entrada de almacén, en este formulario se debe indicar la descripción de los materiales, las cantidades recibidas, fecha de recepción, además debe estar provisto de un espacio para las observaciones, en caso de existir alguna. 



Otros Temas:
Rotación de inventarios
Rotación de cuentas por cobrar
Índice de rentabilidad

 
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