Procedimientos de nómina
lunes, 2 de abril de 2012
Los procedimientos de nómina están enfocados a registrar las transacciones que se derivan de operaciones con el personal. Los cargos por concepto de la nómina representan normalmente un costo o gasto importante para la Empresa. En este sentido el control de las erogaciones relacionadas con la nómina representan un aspecto importante para ser administrado por un sistema aplicable al ciclo. Vamos a ver cuales son los principales procesos y los registros aplicables.
Procesos relacionados con el personal:
El ciclo de nómina adquiere especial importancia en la Empresa. En la actualidad, es necesario que la Empresa logre un equilibrio entre sus recursos humanos o factor humano y los recursos materiales; de esta forma, la fuerza de la Empresa estará representada por su capital o recursos financieros y su personal.
Este factor humano del que hablamos anteriormente es controlado por el departamento de personal o recursos humanos, o en su defecto por la persona que este ejecutando dicha función, en este departamento se procesan todos los aspectos relacionados con el personal, los cuales son entre otros:
· Reclutamiento y selección
· Ingreso de personal
· Entrenamiento y desarrollo
· Control de asistencia y horas trabajadas
· Beneficios por vacaciones y otras prestaciones
· Cumplimiento de obligaciones gubernamentales
· Préstamos al personal
· Sistema de nómina: Utilizado para hacer los cálculos necesarios de asignaciones y deducciones para cada empleado, al cual se le realizan los pagos.
· Sistema de beneficios contractuales: Sirve para calcular los beneficios que deben ser pagados a los empleados por efecto de contratos o de la ley laboral, puede incluir vacaciones, prestaciones sociales, bonificaciones, etc.
· Sistema de préstamos a empleados: Para controlar todos los préstamos y anticipos entregados a los empleados.
· Sistema de información sobre nómina: Tendrán por objetivo suministrar toda la información requerida por la gerencia, tales como estadísticas de personal por departamento, rotación de personal, promedios de sueldos, etc.
La administración de personal se refiere a todos los trabajos relacionados con el pago de sueldos y salarios, obligaciones gubernamentales, ingresos y egresos al maestro de nómina y control de los beneficios adicionales contractuales o legales.
Dentro de los procesos de administración de personal, hay que tener presente dónde terminan los trabajos propios de recursos humanos y dónde comienzan los procedimientos contables.
Registros contables:
Las operaciones que generan registros contables en el ciclo de nómina pueden clasificarse en:
- Pagos por nómina
- Otorgamiento de préstamos
- Terminación de la relación laboral
- Pago de retenciones laborales
- Otorgamientos de anticipos a cuenta de prestaciones laborales
Clasificación de las cuentas relacionadas:
Las cuentas relacionadas con el ciclo de nómina son las siguientes:
- Préstamos a empleados: La naturaleza de esta cuenta hace que se presente, en el balance general, después de las cuentas comerciales y de las otras cuentas por cobrar.
- Nómina por pagar: Esta cuenta debe estar incluida en el pasivo circulante como gastos acumulados y después de los documentos y cuentas por pagar.
Control interno:
El área de control interno en el ciclo de nómina debe estar enfocada hacia dos áreas:
- Fomentar la eficiencia operacional
- Salvaguardar los activos
En este sentido, el fomentar la eficiencia operacional es una norma que obliga a la Empresa a crear un adecuado clima de control. Una de las formas para fomentar la eficiencia es el establecimiento de procedimientos, en donde se indique la forma en que deben efectuar sus tareas los empleados.
El segundo aspecto que debe tenerse presente en el control interno, es el salvaguardar los activos, y ello en el ciclo de nómina se refiere principalmente a las operaciones en las cuales se involucra el manejo del efectivo para el pago de la nómina.
