Uso de los formularios de la empresa

lunes, 9 de abril de 2012


FORMULARIOS Y REGISTROS DE CONTABILIDAD:
La historia de la humanidad cambió con la invención de la imprenta.  Desde lo inicios de la historia el hombre ha sentido la necesidad de expresar sus ideas y pensamientos en forma escrita.  De esta necesidad no se escapa el mundo de los negocios, por esta razón surgen los formularios.  Los formularios son los modelos que se utilizan para capturar información para el registro, control y/o proceso de las operaciones de una entidad.  La aplicación de los formularios es sumamente amplia en los negocios.  Por ejemplo, cuando usted efectúa un depósito en un banco, lo primero que hace es llenar algún tipo de formulario para dejar evidencia de la transacción realizada; una copia del documento le  es entregada, luego de ser validada por el cajero en señal de conformidad.

Todas las instituciones requieren documentar sus transacciones, y dejar evidencia de todo el trabajo que llevan a cabo los empleados a través de documentos escritos.  La gran mayoría  de la información correspondiente a las transacciones que lleva a cabo la entidad, son plasmadas en formularios.

Con el avance de la tecnología de información, muchos formularios están siendo sustituidos por operaciones registradas en forma electrónica y debido a ello las operaciones y transacciones que soportan los registros contables son iniciadas, autorizadas y procesadas en forma electrónicas, en donde inclusive las personas que transan las operaciones no llegan a conocerse personalmente.

CARACTERISTICAS DE LOS FORMULARIOS:

Todo formulario debe cumplir con ciertas características necesarias, para que se considere diseñado de acuerdo con las necesidades de cada negocio.  Se debe tener presente en todo momento, que el diseño de un formulario debe responder a la utilidad que preste en el procedimiento en que sea utilizado.  Las características mínimas que debe tener todo formulario son las siguientes:

-          Sencillez en su diseño

-          Cada formulario debe estar diseñado para un procedimiento específico.

-          El orden en el cual se solicita la información, debe ser realizado en la misma secuencia de la cual se generan los datos.

-          Un mismo empleado no debe validar dos formularios que por razones de control interno, sean incompatibles.  Por ejemplo, la persona que conforma un informe de recepción no puede aprobar la orden de pago o el cheque con el cual se cancele una obligación.

-          Las copias deben ser hechas y distribuidas únicamente para aquellos departamentos que manejan la información que contienen los mismos.

-          En la medida de lo posible y tomando en cuenta el concepto de costo/beneficio, se deben establecer formularios prenumerados.

-          Los formularios deben poseer espacios adecuados para las aprobaciones y/o autorizaciones.

-          Todo formulario debe estar codificado bajo algún esquema, de tal forma que se pueda lograr una identificación o asociación del formato a una función o área específica y se indique la última fecha de revisión.


CLASIFICACION DE LOS FORMULARIOS:

Los formularios pueden ser clasificados:

De acuerdo a su presentación pueden ser:

-          Simples
-          Compuestos

Los formularios simples son aquellos documentos que están representados por una sola forma y que no poseen copias anexas.  En algunos casos, tales como los depósitos a una cuenta de ahorro, requieren de una sola hoja y queda evidencia del depósito en la libreta correspondiente.  Las cartas con membretes de la Empresa, son otro ejemplo de este tipo de formularios.

Los formularios compuestos poseen más de una hoja y son elaborados con base en un formato predefinido y bajo un esquema de almacenamiento o archivo especial.  Dentro de este renglón, podemos distinguir los siguientes tipos:

-          De bloques
-          Talonarios
-          Formas continua.

De Acuerdo a su Uso Pueden Ser:

Los formularios para originar una acción, tienen el objetivo de iniciar el proceso o procedimiento de algún grupo de tareas con un cierto objetivo.  Por ejemplo, la emisión de una requisición de materiales puede dar origen a la emisión de una orden de compra.

Los formularios para registrar una acción están orientados a guardar información que puede ser consultada posteriormente.  Por esta razón, su llenado correcto es importante desde el principio, dado que cualquier información omitida puede ser requerida después.

Los formularios para informar resultados, son aquellos que son usados para mostrar cifras o análisis de procesos que se encuentran estandarizados. 

De acuerdo a su elaboración pueden ser:

-          Manuales
-          Semimecanizados
-          Mecanizados

Los formularios manuales son formatos que son llenados en forma totalmente manual, es decir, no interviene el elemento máquina para su confección.

Los formularios semimecanizados se llevan en parte manualmente y en parte, a través de un elemento máquina como una computadora o una máquina de escribir.

Los formularios mecanizados, son aquellos que son elaborados totalmente por una computadora, tanto los datos del mismo como los campos por rellenar.

DISEÑO DE FORMULARIOS:

Todo formulario debe seguir una serie de principios básicos para su diseño, estos principios deben tener en cuenta los aspectos de funcionalidad y eficiencia de los procedimientos involucrados.  Todo formulario debe cumplir al menos con los siguientes principios:

-          Facilidad para su relleno
-          Reducción de las posibilidades de error
-          Estética
-          Reducción de costos

FORMULARIOS UTILIZADOS POR LA EMPRESA:

A continuación detallaremos los diferentes formularios utilizados por la Empresa para reunir, clasificar y resumir las informaciones necesarias para manejar la contabilidad, estos formularios se detallan como sigue:

1.- Cheques: Es un formulario utilizado para pagar a las personas o instituciones que se le adeuda algún bien o tipo de servicio. 

2.- Recibo de Caja Chica: Este es un formulario utilizado para dejar evidencia de todos los pagos realizados por el fondo de caja chica.

3.- Recibo de Ingresos: Este es un formulario utilizado para dejar evidencia de todo el dinero recibido de los clientes.

4.- Depósito: Es un formulario utilizado con la finalidad de dejar constancia de los depósitos realizados en el Banco Popular Dominicano.

5.- Depósito de Tarjeta: Es un formulario utilizado con la finalidad de dejar constancia de los depósitos de tarjetas realizados en el Banco Popular Dominicano.

6.- Factura a crédito: Es un formulario utilizado con la finalidad de dejar constancia de las ventas a crédito al por mayor y detalle.

7.- Recibo de Ingresos: Este es un formulario utilizado con la finalidad de tener control sobre los ingresos diarios que tenga la Empresa.

8.- Nota de Crédito: Este formulario es utilizado básicamente para dejar constancia de los descuentos y devoluciones concedidos.

9.- Orden de Compra: Este formulario es utilizado con la finalidad de realizar determinadas compras. 

 
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