Técnicas para Documentar y Comunicar Decisiones
domingo, 11 de marzo de 2012
El proceso de dirigir un departamento contable requiere que se dispongan de las herramientas de tipo gerencial adecuadas para poder entender cómo suceden o se llevan a cabo los procedimientos en el área contable. Una de las fallas más comunes que se pueden encontrar en una institución, es la falta de documentación de todas las actividades y tareas que se llevan a cabo, de tal forma que con frecuencia se dan casos en que un empleado se vaya de la entidad y se desconozca la forma en la cual realizaba sus actividades. Para prevenir estas situaciones, la gerencia de la institución debe planificar y tomar decisiones acerca de cómo documentar, todo el trabajo realizado por los empleados; es decir, proceder a establecer formalmente los procedimientos que se realizan en la entidad. Normalmente, todo el conocimiento de una entidad es reflejado de distintas formas o maneras. La más común para llevar a cabo esta tarea es a través de la implantación de los manuales de procedimientos. Podemos distinguir las siguientes técnicas para comunicar y documentar decisiones y procedimientos dentro de la Empresa:
- Memorándums
- Instructivos
- Circulares
- Manuales
- Narrativos
Memorándums:
Los memorándums ampliamente utilizados son comunicaciones internas que en forma corta deben expresar una pauta, norma o decisión de algún funcionario. En algunos casos se tiene la costumbre equivocada de comunicar un procedimiento en el cuerpo y texto del memorándum, lo cual es una práctica errónea. El texto del memorándum debe expresar en forma corta la pauta o norma a implantar y en todo caso nombrar el anexo en el cual se quiere detallar el asunto al cual se refiere el memorándum.
Instructivos:
Los instructivos son documentos que norman en forma detallada, la forma en que se debe llevar a cabo una tarea o procedimiento específico. Aún cuando son mejores que los memorándums para documentar procedimientos, su carácter aislado no le favorece, dado a que los mismos deben ser puntuales y específicos. Un ejemplo típico de este tipo de instrumento está representado por los instructivos para establecer los pasos que deberán seguir todos los involucrados en el procedimiento de toma física de inventarios.
Circulares:
Las circulares son instrumentos que comunican a un gran número de personas, situaciones o guías de acción para casos específicos y en forma puntual, Su utilización para comunicar procedimientos debe ser limitado. En el caso de entidades gubernamentales, representan un sinónimo de memorándums, debido a que es utilizada en gran cantidad, las circulares se caracterizan por ser un tanto impersonales.
Manuales:
Los manuales son por excelencia los documentos organizativos y herramientas gerenciales utilizados para comunicar y documentar los procedimientos contables y no contables. Consisten en la organización lógica y ordenada de todos los procedimientos identificados bajo el esquema de una especie de libro actualizable.
Dentro de los manuales, los procedimientos pueden ser descritos a través de narrativo, responsables/acción. Esta forma de describir procedimientos, detalla los pasos de un proceso identificando las personas de la acción que realizan.
Narrativos:
La última técnica para documentar procedimientos, son los narrativos, éstos consisten en la descripción detallada y descriptiva de un procedimiento y todos los pasos que lo componen. La técnica de responsable/acción explicada anteriormente, puede clasificarse como un documento narrativo que se encuentra inserto dentro de un manual de procedimientos. Los narrativos pueden ser utilizados para documentar información que es levantada para un sistema del cual se está realizando algún análisis.
Otros Temas:
Rotación de inventarios
Rotación de cuentas por cobrar
Índice de rentabilidad
