El Control Interno y las Operaciones Contables
domingo, 11 de marzo de 2012
El control interno es la base sobre la cual descansa la confiabilidad de un sistema contable, el grado de fortaleza del control interno determinará si existe una seguridad razonable de que las operaciones reflejadas en los estados financieros son confiables o no. Una debilidad importante del control interno, o un sistema de control interno poco confiable, representa un aspecto negativo dentro de la estructura de un sistema contable.
El mantener una adecuada estructura de control interno es responsabilidad de la gerencia, la cual debe realizar las estimaciones necesarias para asegurarse de que los beneficios esperados por la implantación de los procedimientos de control, son superiores a los costos de estos respectivos procedimientos. Los objetivos del control interno son proveer a la gerencia de una seguridad razonable, pero no absoluta de que los activos especialmente los valiosos y movibles, están protegidos contra pérdidas por el uso o disposición no autorizado que las operaciones son realizadas con autorización de la gerencia, y registradas adecuadamente para permitir la elaboración de estados financieros de conformidad con las Normas Internacionales de Contabilidad.
Las transacciones de la Entidad son reflejadas en los estados financieros, a través del sistema contable que registra estas transacciones de acuerdo con ciertas normas y procedimientos contables. En todo el proceso de capturar, validar, procesar y emitir la información contable, está inherente la necesidad de establecer controles internos de tal forma, que los estados financieros tengan el grado de confianza necesario sobre lo que reflejan las cifras.
Un sistema de control interno se establece bajo la premisa del concepto de costo/beneficio. El postulado principal al establecer controles internos, consiste en diseñar pautas de control cuyo beneficio supere el costo de los mismos.
IMPORTANCIA Y OBJETIVO DEL CONTROL INTERNO:
El control interno contable representa el soporte bajo el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable. Un sistema de control interno es importante por cuanto no se limita únicamente a la confiabilidad en la manifestación de las cifras que son reflejadas en los estados financieros, sino también evalúa el nivel de eficiencia operacional en procesos contables y administrativos.
El control interno en una entidad está orientado a prevenir o detectar errores e irregularidades, la diferencia entre errores e irregularidades es la intencionalidad del hecho; el término errores se refiere a errores u omisiones no intencionales, las irregularidades se refieren a errores u omisiones intencionales.
El sistema de control interno debe brindar una confianza razonable de que los estados financieros han sido elaborados bajo un esquema de controles que disminuyan la probabilidad de tener errores sustanciales en los estados financieros. Con respecto a las irregularidades, el sistema de control interno debe estar preparado para descubrir o evitar cualquier irregularidad que se relacione con falsificación, fraude o colusión y aunque posiblemente los montos no sean significativos con respecto a los estados financieros, es importante que se eviten o estos sean descubiertos oportunamente, debido a que tienen implicaciones sobre la correcta conducción de la entidad.
El procesamiento de transacciones es una función de los sistemas contables que consiste en capturar, procesar, validar y emitir la información financiera. El procesamiento de las transacciones dentro de las corrientes de información contable incluye procesos y controles.
Los procesos son actividades que originan, cambian o transforman la información, los controles sirven para verificar la exactitud de un proceso, los procesos se diferencian de los controles porque los primeros no nos dejan evidencia de que se han ejecutado correctamente.
Los controles pueden ser preventivos o de detección, esta clasificación de los controles depende del momento en el cual se ejecuta el control con relación al proceso. Los controles preventivos son aquellos que se ejecutan antes de la ejecución de un proceso, ejemplos de controles preventivos son los siguientes:
- El inventario que ingresa al almacén se recibe solamente con base en autorizaciones y son contados e inspeccionados antes de ser ingresados al sistema.
- Revisión y aprobación de los comprobantes de diario.
Los controles de detección se aplican durante o después de un proceso; la eficiencia de los controles detectivos dependerá principalmente del intervalo de tiempo transcurrido entre la ejecución del proceso y la ejecución del control. Algunos ejemplos de controles de detección son los siguientes:
- Reconciliaciones de cuentas de auxiliares versus mayor general
- Emisión de listados de excepciones
- Cuadre de totales débitos y créditos al grabar comprobantes contables
Los objetivos generales del control interno son los siguientes:
- Custodia de los activos
- Captura y proceso de la información en forma completa y exacta
- La correcta conducción del negocio de acuerdo con las políticas de la Empresa.
Los dos primeros objetivos generales nos conducen a objetivos específicos del control, que son los siguientes:
- Integridad
- Existencia
- Exactitud
- Autorización
- Custodia
El objetivo referente a la conducción del negocio depende principalmente de la actitud de la gerencia y tiene limitaciones para ser evaluado, especialmente porque se refiere a la administración del negocio.
A continuación veremos los objetivos del control interno referentes a la integridad, existencia y exactitud de la información, autorización de las transacciones y custodia de los activos.
Integridad:
Los objetivos de integridad permiten asegurar que se registran todas las transacciones en el período al cual corresponden. Las violaciones al objetivo de integridad existen cuando al inicio de las transacciones o en el procesamiento no se incluye toda la información. Los controles internos de prenumeración de formularios o controles de totales de lotes apoyan el objetivo de integridad.
Una violación de los controles internos de integridad para un proceso de facturación, sería obviar el registro de las operaciones en forma cronológica.
Existencia:
Los objetivos de existencia permiten asegurar que sólo se registren operaciones que afecten la identidad. El objetivo de existencia de los controles internos minimiza el riesgo de que los registros contables contengan información que no correspondan a transacciones reales de la entidad. Los estados financieros deben reflejar solamente las operaciones o intercambios que realmente hayan afectado una entidad. Bajo esta premisa podemos señalar, por ejemplo, lo siguiente:
- Las cuentas por cobrar comerciales deben ser el resultado de transacciones de venta efectivamente realizadas, de acuerdo con las Normas de contabilidad aplicables a las operaciones correspondientes.
- Los cargos periódicos por depreciación deben corresponder a activos que realmente existan y se hayan capitalizado adecuadamente, de acuerdo con políticas y procedimientos adoptados por la gerencia.
- Los ingresos no operacionales corresponderán a operaciones diferentes a las del giro principal de la Empresa.
Exactitud:
En todo intercambio o transacción, existe una consideración acerca de las cantidades que se están trazando o traspasando. Cuando se adquiere un activo, el valor inicial y aplicable para su registro es el costo del mismo o costo histórico. En el caso específico del activo, el costo se refiere al valor del activo individual más todos aquellos costos relacionados y necesarios para ponerlo en funcionamiento. Bajo un sistema de control interno adecuado, los registros contables deben ser anotados en los libros por el valor que realmente representan.
El objetivo de exactitud establece que las operaciones deben registrarse al valor que realmente se deriva de ellas.
Este objetivo es sumamente importante, ya que exige que las cifras sean registradas en forma exacta. Debemos recordar que los estados financieros no reflejan necesariamente una exactitud total de las cifras; por el contrario, el término aplicable es el de razonabilidad de cifras. La exactitud es indispensable que sea establecida en el momento en que se captura la información fuente o se genere la transacción.
Un control de doble chequeo de cantidades y precio, por ejemplo, puede ayudar a verificar la exactitud de una factura de un proveedor, a fin de registrar el inventario y el pasivo correctamente.
Autorización:
Todas las transacciones llevadas a cabo en la Empresa tienen implícita una autorización. Un sistema contable no puede procesar transacciones que no se encuentren autorizadas por algún funcionario competente. Para el procesamiento de la información, pueden existir distintos niveles de autorización. Desde el punto de vista de un sistema manual, un objetivo de autorización debe establecer límites al inicio, continuación o finalización de una operación contable con base en políticas y procedimientos establecidos. Las autorizaciones de un sistema contable deben establecerse como una necesidad para sentar las bases de la confiabilidad del sistema como un todo.
Custodia:
Los objetivos de custodia se establecen para tratar de controlar el uso o disposición no autorizado de los activos de la Empresa. Este objetivo se cumple a través de dos tipos de controles:
- Controles de custodia física.
- Controles de existencia física
Los controles sobre la custodia física de los activos son diseñados para prevenir o detectar el uso no autorizado de los activos durante el período en el que se encuentran bajo custodia de un individuo o departamento, especialmente interesa la custodia física de los activos valiosos y movibles tales como el efectivo, inventario, cuentas por cobrar, vehículos, etc.
Cuando diseñamos procedimientos de control sobre la custodia física debemos tomar en cuenta lo siguiente:
- Los activos que ingresan sólo se reciben con autorizaciones, son contados e inspeccionados y asignada su responsabilidad a un individuo o departamento en particular.
- Los activos que salen son contados e inspeccionados y se releva de la responsabilidad de su custodia, al individuo o departamento al cual se le había asignado esta responsabilidad.
Los controles sobre la existencia física están diseñados para detectar si las cantidades o valores mantenidos en custodia coinciden con los registros. Estos controles incluyen conteos periódicos de inventario u otros activos, arqueos de fondos fijos, arqueos de facturas, etc.
Con respecto a los controles de custodias debemos tener presente que el individuo o departamento que ejerza el control sobre la custodia física no puede tener responsabilidades sobre los controles de los registros, por ejemplo, el jefe de almacén no puede ser responsable de manejar el listado de inventario y hacer ajustes al mismo.
Otros Temas:
Rotación de inventarios
Rotación de cuentas por cobrar
Índice de rentabilidad
