Control del Catalogo de cuentas
domingo, 6 de mayo de 2012
Siempre se debe controlar el dinero antes que todo por eso iniciaremos por caja chica.
Caja chica:
La caja chica se utiliza para realizar pagos menores, y se debe establecer un monto tope para las erogaciones a efectuar. Estos pagos deben ser autorizados previamente por la administración de la Empresa. Cualquier cambio en este fondo será mediante memorándum, con firma autorizada. Las políticas de manejo de éste deberán ser entregadas por escrito al responsable del mismo.
Se debe tener en cuenta lo siguiente:
a) Solo una persona será encargada del manejo del fondo.
b) Ningún funcionario tendrá acceso a este fondo, no puede autorizar valores a su favor, realizar canje de cheques, pagos provisionales vales.
c) Todo pago deberá poseer comprobante de caja chica con sus documentaciones soportes anexas, como son facturas, recibos, etc.
d) El comprobante debe estar firmado por el beneficiario, que siempre deberá ser una persona física, debe escribirse a tinta, expresar el importe con números y letras, y finalmente, estar aprobado por un funcionario.
e) Cuando se desconozca el monto exacto de un desembolso, se realizará un vale provisional, el cual será canjeado por el comprobante definitivo tan pronto se conozca el importe real del egreso.
f) Se deben realizar arqueos sorpresivos periódicamente.
g) Cuando se haya consumido el 75% del fondo, deberá solicitarse su reembolso mediante una reposición de fondo de caja chica, el cheque emitido a favor del custodio de dicho fondo. A éste se deben anexar todos los comprobantes que avalen el monto del cheque, debidamente cancelados con el sello de pagado, el cual deberá contener el número del cheque y valor del mismo. Invariablemente deberán reembolsarse los gastos incurridos cada fin de mes para que estos queden consignados en las operaciones del mes correspondiente.
h) El custodio no debe tener acceso al efectivo recibido de los clientes u otros conceptos, ni a los libros de registros, de esta forma se evita cubrir faltantes mediante el empleo de fondos provenientes de cobros o por medio de la elaboración de asientos contables.
Manejo del efectivo:
Diariamente se deberá enviar al banco el depósito del dinero ingresado del día anterior o día hábil, todo esto previa verificación del contador general, quien iniciará la hoja del depósito como señal de aprobación.
Una vez entregados el o los depósitos, la persona encargada queda descargado de responsabilidad pasando esta a la persona que realiza el depósito. El volante de depósito deberá ser sellado por el banco y verificado por un funcionario no relacionado con quien elabora el depósito y quien lo lleva al banco.
Se debe tener en cuenta:
a) Los fondos que por alguna causa permanezcan sin depositar se deben guardar en caja de seguridad. Para estos fondos se usan pólizas de fidelidad, robo e incendio. Igualmente en caso de pérdida fuera del local.
b) Controlar la existencia de los talonarios de cheques, que estén prenumerados, se usen en secuencia y así evitar que personas sin autorización puedan malversar fondos.
c) Los cheques nulos deberán mutilarse la parte de la firma y archivarse.
d) Usar el formulario de solicitud de cheques, aprobado y firmado por el o los funcionarios autorizados.
e) Usar máquina protectora de cheques para evitar la alteración de los mismos.
f) Se deben emplear firmas conjuntas para los cheques, una de las cuales no debe ser responsable de los registros de operaciones, custodia de efectivo o autorización de comprobantes.
g) Segregar funciones entre el que custodia y distribuye los cheques y los responsables de registros de operaciones, custodia de efectivo o autorización de comprobantes.
h) Evitar los cheques al portador, así como la firma de cheques por anticipado bajo ninguna circunstancia, porque así no hay control para el desembolso de fondos.
i) Debe usarse un control del efectivo en banco. Este control permite conocer el balance en banco diariamente.
j) Para cerciorarse de lo correcto del pago, los cheques deben estar respaldados por sus comprobantes cuando se presenten a firmar dichos comprobantes deben contener la evidencia de que fueron examinados por las personas que firmaron los cheques.
k) Las conciliaciones deben ser elaboradas mensualmente, preparadas y revisadas por personas no relacionadas con el registro o manejo del efectivo.
Inversiones:
Las inversiones deben ser manejadas por una persona que pertenezca a la administración de la Empresa, adicionalmente es recomendable que dichos títulos de inversiones sean guardados en una caja fuerte.
Cuentas y documentos por cobrar:
El cobro de las deudas a favor de la institución estará enmarcado dentro de las políticas establecidas por la administración.
Tomando en cuenta las siguientes generalidades:
a) Los créditos a clientes y empleados deben ser aprobados por el personal autorizado para lo mismo. Este recibirá una relación detallada de los créditos con su correspondiente solicitud de crédito.
b) Un funcionario, a excepción del cajero, ya sea encargado de crédito o auxiliar de cuentas por cobrar, debe cotejar los estados de cuentas con el libro auxiliar de cuentas por cobrar, encargándose de aclarar las partidas con discrepancia y confirmar los saldos evitando de este modo la sustracción del efectivo, conciliando los auxiliares con sus correspondientes cuentas controles.
c) Los créditos a empleados de cualquier nivel serán autorizados a ser descontados por el monto que acuerden las partes de sus respectivos salarios, no debiendo otorgarse créditos a empleados que no tengan tres meses o más laborando para la Empresa.
Inventarios:
Los inventarios serán manejados vía un sistema de inventario continuo, en el cual la existencia física se irá actualizando en la medida que las mercancías se vayan comprando o vendiendo, y al final de cada período contable se realizara una toma física de las existencias, y se actualizaran las mercancías en existencia en función de dicho inventario final.
Gastos pagados por anticipado:
Los gastos pagados por anticipado serán amortizados mensualmente tomando en consideración el tiempo de duración de los mismos.
Activos fijos:
Cuando surge la necesidad de un activo fijo se emite una solicitud de requisición firmada por la persona encargada del departamento que lo solicita para su aprobación o no. Cuando esta es aprobada se procederá a realizar las cotizaciones para determinar los mejores precios y condiciones, entonces se emite una orden de compra con los precios unitarios y totales a favor del proveedor seleccionado.
Se abrirá una tarjeta por cada activo y/o sistema computarizado, la cual debe tener las informaciones necesarias para la identificación del mismo, tales como: nombre, fecha de adquisición, vida útil, tasa de depreciación, valor actual, etc., y proceder con éstos al cuadre mensual con las cuentas controles del mayor general.
a) Salvaguardar los bienes de la Empresa mediante la cobertura de riesgos, cerciorándose de lo adecuado de éstas.
b) Definición de políticas de capitalización de los activos fijos para lograr una clasificación consistentemente correcta. Para esto se establece un monto de lo considerado como gasto en la compra de activo o definir las características que debe poseer un activo para ser incluido en los registros como tal.
En cuanto a las mejoras en propiedades arrendadas, éstas deberán ser amortizadas tomando en consideración el tiempo de duración del contrato que regule las mismas, o de acuerdo a la política contable que tenga establecida la Empresa siempre y cuando, el tiempo establecido por la política contable no exceda el tiempo de duración del contrato que regule dichos arrendamientos.
Documentos y cuentas por pagar:
Las entidades regularmente recurren al endeudamiento de tipo financiero con el objetivo de aumentar los bienes económicos de que dispone. Es por esta razón que debe llevarse un eficiente control interno que tendrá como objetivo el garantizar a los acreedores y a la entidad sobre dicha transacción.
Algunas medidas son:
a) Uso de órdenes de compras debidamente autorizadas por el personal con poder para ello. Habiéndose establecido previamente los montos máximos de autorización.
b) Segregar funciones entre compras, recepción, cuentas por pagar, pagos y registro de inventarios.
c) Envío a contabilidad de las facturas y documentos que representen un compromiso para ser registradas debidamente a su fecha y reflejen las deudas reales. A partir de este registro, mensualmente se realiza un análisis de antigüedad de los saldos, para control de los vencimientos y el efectivo aprovechamiento de descuentos, etc.
d) Se concilian los estados de cuentas de proveedores con las cuentas por pagar.
e) El registro de los documentos por pagar debe contener importe, fecha de aceptación, fecha de vencimiento, tasa e importe del interés, forma de pago, etc.
f) Los cheques de pagos serán firmados por funcionarios autorizados e independientes de quienes hacen labor de compras, recepción, registro de las cuentas, aprobación de facturas, etc.
g) Las facturas que soportan los cheques que las cancelan deben ser en original y presentar el sello de "pagado", igual que los cheques, lo que evita la duplicidad en el pago y constituye la prueba de que el mismo se realizó.
h) Conciliar el auxiliar con la cuenta control correspondiente para verificar la veracidad en el registro.
Retenciones por pagar:
La entidad en determinadas ocasiones se constituye en agente de retención para las personas o entidades designadas por el Código Tributario, normas o reglamentos de la Administración Tributaría para pagar impuesto sobre la renta, por lo cual es recomendable que todos los pagos que realice la Empresa y apliquen para la retención de impuesto, se les realicen sus correspondientes retenciones y sean pagadas a la Dirección de Impuesto sobre la Renta.
Acumulaciones por pagar:
Para todas aquellas partidas de gastos en que la Empresa pueda incurrir y no se tenga conocimiento sobre el valor real, se deberá crear su correspondiente provisión. Esta provisión puede realizarse en base al presupuesto realizado o en base a la experiencia del año anterior. Cualquier variación de ésta en relación a lo real se ajustará posteriormente.
Ingresos:
Los ingresos deben ser depositados diariamente de forma íntegra en el banco. El valor de este depósito debe ser igual al reporte de caja o suma de los recibos de ingresos emitidos en la jornada de trabajo. La persona encargada de preparar el depósito es quien debe recibir del cajero y éste a su vez, debe presentar el depósito antes de enviarlo al banco al contador para su revisión final, quien lo envía al banco con la persona designada para tales fines.
Costos y Gastos:
Es recomendable que cada desembolso que realice la Empresa este avalado por su documentación de soporte, ya que este hecho contribuye a tener dentro de la institución una mayor organización, y además evitaría tener problemas fiscales con la Dirección General de Impuesto Sobre la Renta. Por otra parte es sumamente importante que cada cheque emitido por la Empresa sea adecuadamente codificado, tomando en consideración el catálogo de cuentas que tiene la Empresa y el principio de consistencia en la aplicación de las cuentas.
Nómina y personal:
Para la contratación de personal de la Empresa se habilitará un formulario de solicitud de empleo, para que todo el que solicite empleo lo haga de manera formal, llenándola con su puño y letra, previo a su ingreso a la Empresa.
Tan pronto el solicitante sea integrado se procederá a registrarlo en las instituciones oficiales que la ley acuerda como obligatorias, a saber: Secretaría de Estado de Trabajo dentro de los 5 cinco días primeros de cada mes; Instituto Dominicano de Seguros Sociales, dentro del plazo mínimo de 6 días después de su ingreso. Salvo que exista un contrato escrito entre las partes se considerará la relación empleado-empleador como un contrato entre ambos.
