El Ciclo Contable
miércoles, 8 de octubre de 2014
Saludos Amigos,
aquí le tenemos un artículo muy interesante para los estudiantes y
profesionales de contabilidad, El Ciclo Contable, este tema ha sido solicitado
por los estudiantes que integra nuestra página, así que vamos a inicial por
definir algunos conceptos.
Los sistemas de
contabilidad pueden variar de una empresa a otra, dependiendo de la naturaleza
del negocio, operaciones, tamaño, volumen de información y las necesidades de
la administración y otros interesados.
Por tanto, las
palabras a definir son:
Ciclo:
Se asienta en una serie de eventos o cambios periódicos
que pueden terminar y presentarse de nuevo.
Contabilidad:
Sistema elaborado
para llevar las cuentas, entradas y salidas en las empresas.
Entonces, la
definición más general de un sistema de contabilidad o del ciclo contable comprende
todas las actividades necesarias para proporcionar a la administración la
información cuantificada que requiere para planear, controlar y dar a conocer las
situaciones financieras y las operaciones de la empresa.
Si existe un
sistema de contabilidad eficiente la administración pueden tener en cualquier momento
información confiable de sus inventarios, ventas, costos y la estructura del
capital. Estas informaciones son vitales para analizar los estados financieros
necesarios para la tomar decisiones.
Aunque la
mayoría de las empresas cuentan con sistemas de contabilidad satisfactorios,
muchas son deficientes debido en parte a la ineficacia de sus procedimientos
contables.
El ciclo contable
Es el conjunto
de pasos o fases de la contabilidad que se repiten en cada período contable,
durante la vida de un negocio. Se inicia con el registro de las transacciones,
continúa con la labor de pase de las cantidades registradas del diario al libro
mayor, la elaboración del balance de comprobación, los estados financieros, la contabilización
en el libro diario de los asientos de ajuste, su traspaso a las cuentas del
libro mayor y, finalmente el balance de comprobación posterior al cierre. Es
importante destacar que el ciclo contable se refiere al proceso de registros
que va desde el registro inicial de las transacciones hasta los estados financieros
finales. Además de registrar las transacciones explícitas conforme van ocurriendo,
el ciclo contable incluye los ajustes para las transacciones implícitas. Es
importante reconocer cómo los ajustes para las transacciones implícitas en el ciclo
contable.
El período
anterior pueden afectar la contabilidad adecuadamente en el período actual para
las transacciones explícitas relativas. Por ejemplo, si se han acumulado
salarios al final del período anterior, la primera nómina del periodo actual
eliminará esa cuenta por pagar. El pasar a un nuevo período contable se
facilita cerrando los libros, que es un procedimiento de oficina que transfiere
los saldos de ingresos y gastos a la utilidad acumulada, y prepara los libros
para el comienzo de un nuevo ciclo contable. Sin embargo, no solamente cerrar
los libros y preparar los estados financieros completa el ciclo contable, los
auditores con frecuencia revisan los estados antes que estos se revelen al
público. Una auditoría le agrega credibilidad los estados financieros. Como
veremos más adelante, por lo general, se cometen errores al registrar los datos
en libros. Tales errores se deben corregir cuando se descubren, ajustando los
saldos de las cuentas, de manera que sean iguales a las cantidades que hubieran
existido si se hubiera hecho el registro correcto.
2.- Pasos del
ciclo contable
Como explicamos
anteriormente la vida de un negocio se divide en períodos contables, y cada
período es un ciclo contable, que empieza con el registro de las transacciones
en el diario y que termina con el balance de comprobación posterior al cierre.
Vamos a enumerar
los pasos a seguir para realizar el ciclo contable:
1. Balance
General al principio del período:
Consiste en el
inicio del ciclo contable con los saldos de las cuentas del balance de
comprobación y del mayor general del período anterior.
2. Proceso de
análisis de las transacciones y registro:
Consiste en
analizar cada una de las transacciones
para proceder a su registro en el diario.
3. Pase del
diario al libro mayor:
Consiste en
registrar en las cuentas del libro mayor los cargos y créditos de los asientos
consignados en el diario.
4. Analizar los
ajustes y las correcciones para registrarlos en el mayor:
Consiste en
registrar en el libro diario los asientos de ajuste; se procede luego a pasar
dichos ajustes al libro mayor, para que las cuentas muestren saldos correctos.
5.- Cierre de
libros
Consiste en
contabilizar en el libro diario los asientos para cerrar las cuentas nominales,
procediendo luego a pasar dichos asientos al libro mayor, transfiriendo la
utilidad o pérdida neta a la cuenta de capital. Los saldos finales en el
balance general se convierten en los saldos iniciales para el período
siguiente.
Caso práctico del ciclo contable
Bien, ahora
vamos a ver el ciclo completo. En la vida real, la mayoría de los negocios
operan con períodos contables anuales y cierran sus cuentas una vez al año. A
cualquier período contable de 12 meses consecutivos se le conoce con el nombre
de período fiscal.
Para nuestro
ejemplo vamos a utilizar el periodo de un mes. A continuación vamos a ver el
estado de situación de la empresa Mambo Azul.
EL Mambo Azul
Estados de Situación
Expresado en RD$ al 31-08-2014
Activo
Activos corrientes
Efectivo caja y
banco
112,000.00
Cuenta por
cobrar
110,000.00
Inventarios
suministro 49,500.00
Total de activos corriente 271,500.00
Activos fijos
Propiedad planta y equipos
Terreno
1,200,000.00
Edificio
2,850,500.00
Mobiliarios y
equipos de oficina 800,000.00
Equipos de
transporte 650,000.00
Total de activos fijos 5,500,500.00
Total de activos 5,772,000.00
Pasivos y capital
Pasivos
Pasivos corrientes
Documentos por
pagar 500,000.00
Cuentas por
pagar 570,000.00
Otras cuentas
por pagar 325,000.00
Total de pasivo corrientes 1,395,000.00
Pasivos a largo plazo
Documento por
pagar 2,580,690.00
Total de pasivos a largo plazo 2,580,690.00
Total de pasivos 3,975,690.00
Capital social
Capital 196,310.00
Capital
suscrito y pagado 1,000.000.00
Utilidades
retenidas 450,000.00
Utilidad o
pérdida del ejercicio 150,000.00
Total capital 1,796,310.00
Total de pasivos y
capital 5,772,000.00
Bien, ahora que tenemos nuestro balance de situación inicial, vamos
a realizar las siguientes transacciones de manera breve para ejemplificar el
movimiento de un período. De igual manera iremos realizando los asientos
correspondientes.
El día 05-09-2014, dio servicio de asesoría a la empresa Mango verde
por valor de 100,000.00 a crédito.
Asiento contable
Detalle débito crédito
Ingresos por servicios 100,000.00
Cuenta por cobrar 100,000.00
Para registrar los
ingresos por servicios
El mayor general se visualiza de la
siguiente manera
Ingresos por
servicios
|
||||
Fecha
|
Detalle
|
Débito
|
Crédito
|
Balance
|
05/09/2014
|
100.000,00
|
100.000,00
|
||
Cuenta por cobrar
|
||||
Fecha
|
Detalle
|
Débito
|
Crédito
|
Balance
|
31/08/2014
|
balance inicial
|
110.000,00
|
||
100.000,00
|
210.000,00
|
|||
El 10-09-2014, realizo servicio de
auditoria por valor de 350,000.00 de contado
Asiento
contable
Detalle débito crédito
Ingresos por servicios
350,000.00
Efectivo caja y banco 350,000.00
Para
registrar los ingresos por servicios de auditoria
El mayor general se visualiza de la
siguiente manera
Efectivo caja y
banco
|
||||
Fecha
|
Detalle
|
Débito
|
Crédito
|
Balance
|
31/08/2014
|
balance inicial
|
112.000,00
|
||
10/09/2014
|
350.000,00
|
462.000,00
|
||
Ingresos por
servicios
|
||||
Fecha
|
Detalle
|
Débito
|
Crédito
|
Balance
|
05/09/2014
|
100.000,00
|
100.000,00
|
||
10/09/2014
|
350.000,00
|
450.000,00
|
||
El día 15-09-2014, a Juan López 150,000.00
con el cheque 1256 del banco popular
Asiento
contable
Detalle débito crédito
Cuenta por pagar 150,000.00
Efectivo caja y banco
150,000.00
Para
registrar el pago de la factura 15012 de Juan López
El mayor general se visualiza de la
siguiente manera
Cuenta por pagar
|
||||
Fecha
|
Detalle
|
Débito
|
Crédito
|
Balance
|
31/08/2014
|
570.000,00
|
|||
15/09/2014
|
150.000,00
|
420.000,00
|
||
Efectivo caja y
banco
|
||||
Fecha
|
Detalle
|
Debito
|
Crédito
|
Balance
|
31/08/2014
|
balance inicial
|
112.000,00
|
||
10/09/2014
|
350.000,00
|
462.000,00
|
||
15/09/2014
|
150.000,00
|
312.000,00
|
||
El 20-09-2014,
pago los servicios básico de agua 10,500.00, Energía 45,000.00, Teléfono
5,800.00 y alquiler 25,000.00.
Asiento contable
Detalle débito crédito
Gasto generales 86,300.00
Efectivo caja y banco 86,300.00
Para
registrar los gasto básico de la empresa
Como pueden ver,
hemos llevado todos los gastos a una sola cuenta, pero las empresa llevan estas
cuentas por separado y tienen un mayor general cada una.
En nuestro
ejemplo lo estamos haciendo de esta manera para no complicar el ejercicio, solo
queremos que vean el proceso de cierre de cuenta par el ciclo contable, de
manera que vamos a ver como se visualiza el mayor general de estas partidas.
Gastos Generales
|
||||
Fecha
|
Detalle
|
Débito
|
Crédito
|
Balance
|
20/09/2014
|
86.300,00
|
86.300,00
|
||
Efectivo caja y
banco
|
||||
Fecha
|
Detalle
|
Débito
|
Crédito
|
Balance
|
31/08/2014
|
balance inicial
|
112.000,00
|
||
10/09/2014
|
350.000,00
|
462.000,00
|
||
15/09/2014
|
150.000,00
|
312.000,00
|
||
20/09/2014
|
86.300,00
|
225.700,00
|
||
Bien, ya hemos
realizado nuestras transacciones, ahora vamos a suponer que estas son todas las
transacciones del mes, y será nuestro período de cierre del ciclo contable.
Primero vamos a
realiza nuestra balanza de comprobación
Mambo azul
Balanza de comprobación al 30-09-2014
Bien amigos, ya
tenemos nuestra balanza de comprobación lista para hacer el cierre; pero primero
vamos a realizar un asiento que llevara la utilidad del período a utilidades
retenidas.
Asiento
contable
Detalle débito crédito
Ingresos por servicios 150,000.00
Utilidades retenidas
150,000.00
Para
llevar las utilidades del período al retenidas
Asiento
contable
Detalle débito crédito
Utilidades o pérdidas del período 450,000.00
Gastos Generales
86,300.00
Ganancia y/o pérdidas
363,700.00
Para
cerrar las cuentas nominales
Con este asiento
dejamos en cero los balances de las cuentas de ingresos y gastos y pasamos la
diferencia a la cuenta de cierre del período; Ganancia y/o pérdidas.
Luego realizamos
el siguiente asiento para cerrar la cuenta de Ganancia y/o pérdida y llevar el
valor a la cuenta de utilidades del período.
Asiento
contable
Detalle débito crédito
Utilidades o pérdidas del período
363,700.00
Ganancia y/o pérdidas 363,700.00
Para
cerrar la cuenta de Ganancia y/o Perdida y pasar su balance a utilidades del
período
En este momento
ya tenemos nuestro ciclo contable terminado, cuando generemos la balanza de
comprobación nuevamente solo deben aparecer las cunetas reales; que son las que pasan con balance a cada período.
Las empresa
realizan procesos de compra y ventas, estos generan transacciones contables las
cuales van agregando valores a las cuentas de nuestro al final de período
cierran las cuentas nominales (ingresos, costo y gastos) y solo quedan las
reales (activos, pasivo y capital) con respectivos balances.
