Funciones del contador de Costo

Saludos amigos, a continuación listamos algunas de las funciones del contador de costos para que tengan una idea de cuales son dichas funciones, pues las funciones de todo puesto siempre estarán dadas de acuerdo a las operaciones de la empresa y las necesidades que tanga la administración de la misma con relación al control de sus operaciones. 

Primer plano

1.       Diseñar sistemas de control de costo

2.       Planificar la organización de las estructuras para implementación de costo

3.       Mantener actualizado el registro de los bienes de uso.

4.       Controlar y contabilizar los movimientos de los almacenes.

5.       Dirigir la toma de inventarios.

6.       Proceder a la liquidación de los jornales.

7.       Registrar la Producción.

8.       Determinar los costos de producción.

9.       Orientar la política de precios.

10.   Controlar los resultados de la actividad fabril y comercial.

11.   Confeccionar estadísticas.

12.   Preparar presupuestos.

Segundo plano (una vez organizada la empresa con nueva estructura de costos)

1.  Estructurar y mantener actualizado el plan de cuentas de la contabilidad de costos.

2. Orientar los movimientos de ingresos y egresos de las fichas de existencias de materia prima, artículos generales y productos terminados.

3. Controlar mensualmente el relevamiento del inventario de las existencias en proceso de fabricación.

4. Establecer las variaciones entre los costos reales y los costos standard de las secciones fabriles e investigarlas, cooperando con la supervisión para subsanar las anormalidades causantes de las respectivas diferencias.

5. Efectuar reuniones con los jefes de fábrica para analizar y discutir resultados.

6. Promover trabajos generales de organización y estudio de sistemas que afecten a las áreas fabril, de servicio y comercial, hacerlos publicar y vigilar su aplicación.

7. Asesorar a la dirección, gerencias, y jefes de planta en cuestiones de costos relacionadas con ampliación o cierre de sectores de fábrica, artículos nuevos, modificación de horarios de trabajo, instalación de nueva maquinaria, cambios de métodos o especificaciones, niveles óptimos de producción, etc.

8. Coordinar mensualmente el programa de las fechas de entregas de todos los trabajos administrativos que afecten a su departamento, para que el resultado de la operación se conozca antes del sexto día hábil del mes siguiente al que se registra.

9.       Determinar precios orientativos de venta de los artículos producidos y mantener informada a la gerencia comercial sobre cualquier variación actual o futura de costos, que pueda repercutir en sus planes.

10.   Asesorar a la misma gerencia en materia de política de precios; alternativas de mezcla, volumen y condiciones de venta, etc.

11. Calcular el monto invertido en cada línea de producto para poder relacionar las ganancias con el capital que las produce.

12. Vigilar la continua rotación de las existencias ejerciendo controles sobre los artículos sin movimiento y exigiendo a los responsables definición sobre su futuro destino.

13. Controlar y administrar el sistema de control presupuestario.

14. Fomentar, dentro y fuera del sector a su cargo, un espíritu afín con la atmósfera de costos, sea promoviendo reuniones con los jefes de fábrica, inspirando entre el personal una capacitación más eficiente y, en general, tratando de aprovechar todos los contactos con la supervisión para inculcarles ideas de beneficio común.

15. Lograr su vinculación a asociaciones que profundicen el estudio de las técnicas del costo de producción, analizar libros y publicaciones, asistir a conferencias y ponerse al corriente de las mejores prácticas modernas con miras a su posible aplicación en la empresa.

Uso de los formularios de la empresa

FORMULARIOS Y REGISTROS DE CONTABILIDAD:

La historia de la humanidad cambió con la invención de la imprenta.  Desde lo inicios de la historia el hombre ha sentido la necesidad de expresar sus ideas y pensamientos en forma escrita.  De esta necesidad no se escapa el mundo de los negocios, por esta razón surgen los formularios.  Los formularios son los modelos que se utilizan para capturar información para el registro, control y/o proceso de las operaciones de una entidad.  La aplicación de los formularios es sumamente amplia en los negocios.  Por ejemplo, cuando usted efectúa un depósito en un banco, lo primero que hace es llenar algún tipo de formulario para dejar evidencia de la transacción realizada; una copia del documento le  es entregada, luego de ser validada por el cajero en señal de conformidad.

Todas las instituciones requieren documentar sus transacciones, y dejar evidencia de todo el trabajo que llevan a cabo los empleados a través de documentos escritos.  La gran mayoría  de la información correspondiente a las transacciones que lleva a cabo la entidad, son plasmadas en formularios.

Con el avance de la tecnología de información, muchos formularios están siendo sustituidos por operaciones registradas en forma electrónica y debido a ello las operaciones y transacciones que soportan los registros contables son iniciadas, autorizadas y procesadas en forma electrónicas, en donde inclusive las personas que transan las operaciones no llegan a conocerse personalmente.

CARACTERISTICAS DE LOS FORMULARIOS:

Todo formulario debe cumplir con ciertas características necesarias, para que se considere diseñado de acuerdo con las necesidades de cada negocio.  Se debe tener presente en todo momento, que el diseño de un formulario debe responder a la utilidad que preste en el procedimiento en que sea utilizado.  Las características mínimas que debe tener todo formulario son las siguientes:

-          Sencillez en su diseño

-          Cada formulario debe estar diseñado para un procedimiento específico.

-          El orden en el cual se solicita la información, debe ser realizado en la misma secuencia de la cual se generan los datos.

-          Un mismo empleado no debe validar dos formularios que por razones de control interno, sean incompatibles.  Por ejemplo, la persona que conforma un informe de recepción no puede aprobar la orden de pago o el cheque con el cual se cancele una obligación.

-          Las copias deben ser hechas y distribuidas únicamente para aquellos departamentos que manejan la información que contienen los mismos.

-          En la medida de lo posible y tomando en cuenta el concepto de costo/beneficio, se deben establecer formularios prenumerados.

-          Los formularios deben poseer espacios adecuados para las aprobaciones y/o autorizaciones.

-          Todo formulario debe estar codificado bajo algún esquema, de tal forma que se pueda lograr una identificación o asociación del formato a una función o área específica y se indique la última fecha de revisión.

CLASIFICACION DE LOS FORMULARIOS:

Los formularios pueden ser clasificados:

De acuerdo a su presentación pueden ser:

-          Simples

-          Compuestos

Los formularios simples son aquellos documentos que están representados por una sola forma y que no poseen copias anexas.  En algunos casos, tales como los depósitos a una cuenta de ahorro, requieren de una sola hoja y queda evidencia del depósito en la libreta correspondiente.  Las cartas con membretes de la Empresa, son otro ejemplo de este tipo de formularios.

Los formularios compuestos poseen más de una hoja y son elaborados con base en un formato predefinido y bajo un esquema de almacenamiento o archivo especial.  Dentro de este renglón, podemos distinguir los siguientes tipos:

-          De bloques

-          Talonarios

-          Formas continua.

De Acuerdo a su Uso Pueden Ser:

Los formularios para originar una acción, tienen el objetivo de iniciar el proceso o procedimiento de algún grupo de tareas con un cierto objetivo.  Por ejemplo, la emisión de una requisición de materiales puede dar origen a la emisión de una orden de compra.

Los formularios para registrar una acción están orientados a guardar información que puede ser consultada posteriormente.  Por esta razón, su llenado correcto es importante desde el principio, dado que cualquier información omitida puede ser requerida después.

Los formularios para informar resultados, son aquellos que son usados para mostrar cifras o análisis de procesos que se encuentran estandarizados. 

De acuerdo a su elaboración pueden ser:

-          Manuales

-          Semimecanizados

-          Mecanizados

Los formularios manuales son formatos que son llenados en forma totalmente manual, es decir, no interviene el elemento máquina para su confección.

Los formularios semimecanizados se llevan en parte manualmente y en parte, a través de un elemento máquina como una computadora o una máquina de escribir.

Los formularios mecanizados, son aquellos que son elaborados totalmente por una computadora, tanto los datos del mismo como los campos por rellenar.

DISEÑO DE FORMULARIOS:

Todo formulario debe seguir una serie de principios básicos para su diseño, estos principios deben tener en cuenta los aspectos de funcionalidad y eficiencia de los procedimientos involucrados.  Todo formulario debe cumplir al menos con los siguientes principios:

-          Facilidad para su relleno

-          Reducción de las posibilidades de error

-          Estética

-          Reducción de costos

FORMULARIOS UTILIZADOS POR LA EMPRESA:

A continuación detallaremos los diferentes formularios utilizados por la Empresa para reunir, clasificar y resumir las informaciones necesarias para manejar la contabilidad, estos formularios se detallan como sigue:

1.- Cheques: Es un formulario utilizado para pagar a las personas o instituciones que se le adeuda algún bien o tipo de servicio. 

2.- Recibo de Caja Chica: Este es un formulario utilizado para dejar evidencia de todos los pagos realizados por el fondo de caja chica.

3.- Recibo de Ingresos: Este es un formulario utilizado para dejar evidencia de todo el dinero recibido de los clientes.

4.- Depósito: Es un formulario utilizado con la finalidad de dejar constancia de los depósitos realizados en el Banco Popular Dominicano.

5.- Depósito de Tarjeta: Es un formulario utilizado con la finalidad de dejar constancia de los depósitos de tarjetas realizados en el Banco Popular Dominicano.

6.- Factura a crédito: Es un formulario utilizado con la finalidad de dejar constancia de las ventas a crédito al por mayor y detalle.

7.- Recibo de Ingresos: Este es un formulario utilizado con la finalidad de tener control sobre los ingresos diarios que tenga la Empresa.

8.- Nota de Crédito: Este formulario es utilizado básicamente para dejar constancia de los descuentos y devoluciones concedidos.

9.- Orden de Compra: Este formulario es utilizado con la finalidad de realizar determinadas compras. 

Proceso de ajustes y cierre de contabilidad

PROCESO DE AJUSTES Y CIERRE:

Los registros contables de la Empresa sirven como base para calcular los resultados de las operaciones de la misma.  El proceso de registro de las transacciones requiere que sea hecho simultáneamente con las operaciones y en la medida en que se producen los intercambios.

El proceso para el registro de las operaciones contables puede ser enfocado con base en dos métodos principales: Contabilización en base de efectivo y en base de acumulaciones.  En la práctica contable, prevalece la utilización de la segunda sobre la primera.  Todos los registros contables de esta forma son efectuados con base en las acumulaciones de partidas de activos y  pasivos.  En este proceso de registro, se pueden originar errores u omisiones, por lo cual surgen los ajustes a las diferentes cuentas que componen los estados financieros.  Debido al ciclo económico, toda entidad cierra sus operaciones en forma periódica al finalizar cada ciclo, las entidades deben tener analizadas y conciliadas las principales cuentas de sus estados financieros.

El proceso contable normalmente concluye con procedimientos de ajustes para depurar la información financiera y presentar estados financieros de acuerdo con lo establecido por las Normas Internacionales de Contabilidad.

  

PROCESOS DE AJUSTE:

Desde el punto de vista contable existen dos métodos básicos para el registro de las operaciones:

-  Contabilidad en base de efectivo

            -  Contabilidad en base de acumulaciones

Veamos en qué consiste cada una de estos métodos.

  

CONTABILIDAD EN BASE DE EFECTIVO:

El registro de las operaciones contables requiere que se establezcan normas, métodos y procedimientos para asentar en los libros las transacciones que pudieran afectar a  la Empresa, de acuerdo con el principio de entidad.  El método de contabilidad en base de efectivo consiste en registrar las operaciones en los libros, en el momento que ingresa o se desembolsa efectivo.  Bajo esta premisa, éste método no cumple con el principio de asociación de ingresos y egresos.

CONTABILIDAD EN BASE DE ACUMULACIONES:

En el segundo método de contabilidad aplicado en las organizaciones es la contabilidad en base de acumulaciones, el cual establece que las operaciones son registradas en el momento en que éstas afectan la posición financiera, o los resultados de una entidad, este es el método que utiliza la Empresa para registrar sus transacciones.

La contabilidad en base de acumulaciones se contrapone a la contabilidad en base de efectivo.  En la última los ingresos y egresos sólo se reconocen cuando se obtiene o desembolsa el efectivo.  Ambos métodos tienen sus ventajas y desventajas, sin embargo, la contabilidad en base de acumulaciones es utilizada por casi todas las instituciones.

Es común que las instituciones fijen un período contable de un año, el cual no necesariamente debe coincidir con el año calendario.  Los estados financieros suelen elaborarse con una frecuencia semestral, trimestral o mensual y éstos proveen a la gerencia de la información necesaria para realizar los análisis necesarios y facilitar la toma de decisiones.

La contabilidad en base de acumulaciones exige ajustar los distintos saldos de las cuentas para reflejar aquellos eventos que por alguna razón no se hayan registrado, ya sea porque no se tuvo evidencia directa, como un soporte físico, por ejemplo, una factura de un proveedor, o porque dependen del transcurrir del tiempo.  Este tipo de eventos deben considerarse previamente al momento de realizar el cierre contable y la elaboración de los estados financieros.

  

CLASIFICACION DE LOS AJUSTES:

Los ajustes son registros contables que se realizan para reflejar alguna situación que se ha omitido en los libros de una entidad, o para corregir errores en los registros.  A continuación presentamos la clasificación de los ajustes:

PRINCIPALES AJUSTES DE CIERRE:

Periódicamente y al cierre del ejercicio, luego de analizar los saldos de las cuentas, los estados financieros pueden sufrir modificaciones en las cifras presentadas.  Las modificaciones de las cifras se llevan a cabo a través de los ajustes  a las cuentas, que son registros contables que se caracterizan por modificar los saldos de las cuentas del mayor, para registrar una operación omitida o corregir un registro contable errado.  Los ajustes son efectuados para presentar una situación financiera y de resultados de acuerdo con lo establecido por las Normas de Contabilidad aplicados a la entidad.  Los ajustes son también operaciones que deben registrarse en los libros, únicamente en situaciones que realmente lo ameriten.  Normalmente, los ajustes afectan en su mayoría a partidas del estado de resultados y tienen relación con otras partidas del balance general. 

AJUSTES A PARTIDAS DEL ACTIVO:

Los ajustes a partidas del activo casi siempre tienen una relación con partidas del estado de resultados, esto debido a que normalmente las partidas de activo, se ven afectadas por diferentes cuentas.  A continuación, veremos cuáles son los principales ajustes que afectan las partidas en los activos.

Efectivo: 

Dentro del efectivo debemos agrupar todas aquellas partidas que constituyen numerario o sus equivalentes, y que se caracterizan por su disponibilidad o liquidez inmediata. Algunos casos que son susceptibles de ajuste son ilustrados seguidamente:

·         Efectivo en moneda extranjera

·         Intereses no registrados

·         Depósitos en tránsito

De acuerdo con las Normas Internacionales de Contabilidad, las partidas en moneda extranjera deben ser convertidas a la tasa de cambio vigente a la fecha del balance general.

  

AJUSTES A PARTIDAS DEL PASIVO:

Las partidas de pasivos, al igual que las de activos, están sujetas a diversos ajustes para presentarlas de acuerdo a principios contables.  En este sentido, pueden encontrarse, por ejemplo, acumulaciones por gastos causados y no pagados; registros de comisiones e intereses por cobrar y por pagar, ajustes por la realización de ingresos cobrados por adelantado, etc.

  

ELABORACION DE UN PLAN DE REVISION Y AJUSTES:

Como se ha visto anteriormente, el objetivo de los ajustes pretende que las diferentes partidas contables reflejen el saldo más cercano a la realidad y por consiguiente, también los estados financieros.

Una de las maneras de planificar un proceso de ajustes consiste en utilizar la clasificación de los distintos rubros de los estados financieros, e ir modificando las partidas hasta cubrir la totalidad de las mismas.

En el caso de los activos circulantes deben tomarse las previsiones necesarias para la valoración de los inventarios y el conteo del efectivo.  Esto se debe a que es necesario considerar las fechas de cierre o de corte y establecer los saldos de las cuentas correspondientes, lo más cercano posible.

Una manera alterna de efectuar el proceso de ajustes consiste en toma una de las clasificaciones existentes de los tipos de ajustes, de acuerdo con su naturaleza y proceder a ajustar cada cuenta de acuerdo con esta clasificación.

Luego de realizar el proceso de ajustes se elabora un balance de comprobación ajustado, en el cual se pueden encontrar cuentas que no existían antes del proceso de ajuste.  El balance de comprobación ajustado se utilizará para el proceso de cierre y para elaborar los estados financieros.

  

PLAN DE AJUSTES

Un plan de ajustes es un detalle de la secuencia de pasos que deben seguirse para analizar si los saldos de las diferentes partidas de un balance de comprobación son razonables.  Un plan de ajustes debe asegurar que las cuentas con auxiliares se encuentren conciliadas  con el saldo de las cuentas relacionadas con el mayor, o que todas las acumulaciones que correspondan al ejercicio hayan sido registradas en el período.  En este sentido, uno de los principios contables más importantes y aplicables en todo el proceso es el de asociación o apareamiento de ingresos y egresos. 

Como cualquier proceso que sigue una entidad, los procesos de ajustes deben ser adecuadamente supervisados y un punto que debe tomarse en cuenta es el referente a la autorización de los ajustes a realizar.  Para ejecutar tales autorizaciones, deben tomarse en cuenta las políticas que al respecto haya establecido la entidad.    En muchos casos, las políticas no están adecuadamente establecidas, por lo que las autorizaciones son críticas a fin de no reflejar cifras erróneas en los estados financieros.

ELABORACION DEL PLAN DE AJUSTES Y CIERRE:

Tomando en cuenta lo explicado en el punto anterior, el plan de ajustes debe ser elaborado con anticipación y debe ser sometido a revisión y evaluación antes de ser puesto en práctica.

Los procesos de cierre pueden entenderse como aquellas actividades que deben efectuarse para cerrar  las distintas cuentas de ganancias y pérdidas para el ejercicio contable siguiente.  Esto se realiza mediante la transferencia de saldos entre distintas cuentas, en donde el saldo neto de las cuentas nominales será transferido al patrimonio.   

En el procedimiento de cierre de libros se actualiza la cuenta de beneficios acumulados mediante la transferencia de los saldos de las cuentas de ingresos y egresos.  Aun cuando esto puede verse como un proceso mecánico, el mismo involucra gran cantidad de análisis contable; debido a esta razón, la automatización de los procesos de cierre es absolutamente crítica.

Nuevo sistema de compensación de cheques

Inicia el 9 de abril 2012

A partir de la fecha indicada, ningún cheque debe llevar sello alguno en la parte delantera, aunque sí se permitirá el sellado en el endoso, sólo con tinta azul o negra, sin que esta se refleje en el anverso por saturación.

SANTO DOMINGO, República Dominicana.- A partir del próximo 9 de abril todos los cheques depositados en las instituciones de intermediación financiera serán procesados con el nuevo sistema de Cámara de Compensación Electrónica del Banco Central, con lo cual el tránsito de estos medios de pago se reducirá a dos días laborables después del depósito.

El aviso fue emitido por la Asociación de Bancos Comerciales de la República Dominicana (ABA), que exhortó a los agentes económicos y al público en general a manejar correctamente el llenado de los cheques y  a utilizar exclusivamente el nuevo formato puesto en vigencia a través del nuevo Sistema de Pagos de la República Dominicana (SIPARD).

Durante los primeros 90 días de la puesta en vigencia de la Cámara de Compensación Electrónica las entidades bancarias acreditarán los fondos en las cuentas de los beneficiarios al segundo día después de la fecha  de depósito del cheque. Luego de este plazo, el crédito a la cuenta se realizará un día después de haber recibido el depósito.

La ABA comunicó que, a partir del 9 de abril, ningún cheque debe llevar sello alguno en la parte delantera, aunque sí se permitirá el sellado en el endoso, sólo con tinta azul o negra, sin que esta se refleje en el anverso por saturación.

Recordó que, para el correcto llenado de los cheques, la cantidad de dinero por la que se emite debe estar expresada en letras sin salirse de la línea y la fecha escrita en forma numérica, sin espacios en blanco ni ningún otro símbolo.

La ABA explicó que tampoco estará permitido sellar el área donde va la firma ni ninguna parte de frontal del cheque que tampoco podrá ser perforado. En la parte inferior, donde está la banda libre, no estará permitido escribir o firmar.

Apuntó que no está permitido escribir por debajo del espacio destinado a la descripción del concepto por el cual se emite el cheque y que en el endoso tanto las firmas como los sellos deben realizarse dentro del espacio destinado para esos fines y sin salirse de la línea.

La Asociación de Bancos Comerciales dijo que con el nuevo sistema de Digitalización, Truncamiento y Compensación de Cheques, las operaciones de pago se agilizan y refuerzan sus niveles de seguridad.

Procedimientos de nómina

Los procedimientos de nómina están enfocados a registrar las transacciones que se derivan de operaciones con el personal. Los cargos por concepto de la nómina representan normalmente un costo o gasto importante para la Empresa.  En este sentido el control de las erogaciones relacionadas con la nómina  representan un aspecto importante para ser administrado por un sistema aplicable al ciclo.  Vamos a ver cuales son los principales procesos y los registros aplicables.

                                                                 

Procesos relacionados con el personal:

El ciclo de nómina adquiere especial importancia en la Empresa. En la actualidad, es necesario que la Empresa logre un equilibrio entre sus recursos humanos o factor humano y los recursos materiales; de esta forma, la fuerza de la Empresa estará representada por su capital o recursos financieros y su personal.

Este factor humano del que hablamos anteriormente es controlado por el departamento de personal o recursos humanos, o en su defecto por la persona que este ejecutando dicha función, en este departamento se procesan todos los aspectos relacionados con el personal, los cuales son entre otros:

·         Reclutamiento y selección

·         Ingreso de personal

·         Entrenamiento y desarrollo

·         Control de asistencia y horas trabajadas

·         Beneficios por vacaciones y otras prestaciones

·         Cumplimiento de obligaciones gubernamentales

·         Préstamos al personal

 

·         Sistema de nómina: Utilizado para hacer los cálculos necesarios de asignaciones y deducciones para cada empleado, al cual se le realizan los pagos.

·         Sistema de beneficios contractuales: Sirve para calcular los beneficios que deben ser pagados a los empleados por efecto de contratos o de la ley laboral, puede incluir vacaciones, prestaciones sociales, bonificaciones, etc.

·         Sistema de préstamos a empleados: Para controlar todos los préstamos y anticipos entregados a los empleados.

·         Sistema de información sobre nómina: Tendrán por objetivo suministrar toda la información requerida por la gerencia, tales como estadísticas de personal por departamento, rotación de personal, promedios de sueldos, etc.

La administración de personal se refiere a todos los trabajos relacionados con el pago de sueldos y salarios, obligaciones gubernamentales, ingresos y egresos al maestro de nómina y control de los beneficios adicionales contractuales o legales.

Dentro de los procesos de administración de personal, hay que tener presente dónde terminan los trabajos propios de recursos humanos y dónde comienzan los procedimientos contables.

Registros contables:

Las operaciones que generan registros contables en el ciclo de nómina pueden clasificarse en: 

            -  Pagos por nómina

            -  Otorgamiento de préstamos

            - Terminación de la relación laboral

            - Pago de retenciones laborales

            - Otorgamientos de anticipos a cuenta de prestaciones laborales

Clasificación de las cuentas relacionadas:

Las cuentas relacionadas con el ciclo de nómina son las siguientes:

-  Préstamos a empleados: La naturaleza de esta cuenta hace que se presente, en   el balance general, después de las cuentas comerciales y de las otras cuentas por cobrar.

- Nómina por pagar: Esta cuenta debe estar incluida en el pasivo circulante como gastos acumulados y después de los documentos y cuentas por pagar.

Control interno:

El área de  control interno en el ciclo de nómina debe estar enfocada hacia dos áreas:

            -  Fomentar la eficiencia operacional

            -  Salvaguardar los activos

En este sentido, el fomentar la eficiencia operacional es una norma que obliga a la  Empresa a crear un adecuado clima de control.  Una de las formas para fomentar la eficiencia es el establecimiento de procedimientos, en donde se indique la forma en que deben efectuar sus tareas los empleados. 

El segundo aspecto que debe tenerse presente en el control interno, es el salvaguardar los activos, y ello en el ciclo de nómina se refiere principalmente a las operaciones en las cuales se involucra el manejo del efectivo para el pago de la nómina.

Proceso de facturación y cuentas por cobrar

El ciclo de facturación y cuentas por cobrar, también conocido como de ingresos y cobros, es fundamental para la Empresa, porque de éste dependen sus ingresos. En la mayoría de las entidades medimos el crecimiento o tamaño  a través de las cifras de ingresos. 

CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR: 

Las cuentas por cobrar se clasifican en los estados financieros de acuerdo con su origen, en los siguientes rubros:

• Cuentas por cobrar comerciales: producto de los ingresos por los bienes y servicios correspondientes a las operaciones principales de la Empresa.

• Cuentas por cobrar relacionadas: producto de las transacciones realizadas con familiares y Compañías relacionadas.

• Cuentas por cobrar a empleados: provienen de préstamos anticipos u otras entregas realizadas a los empleados y que serán devueltos por éstos en un plazo determinado.

• Otras cuentas por cobrar: son el producto de operaciones que no son las que normalmente realiza la Empresa. 

Los registros auxiliares de cuentas por cobrar son una herramienta muy útil para el análisis de las cifras correspondientes a los cobros realizados a clientes. En las cuentas por cobrar, es muy importante mantener un registro de la antigüedad de las mismas, esto permitirá un mayor control de las cuentas de cada cliente.

CONTROL INTERNO:

Los objetivos del control interno contable en el ciclo de facturación y cuentas por cobrar, son los siguientes:

• Integridad: El propósito fundamental es el registro oportuno de todas las transacciones, evitando la falta de alguna operación. Si no registramos la totalidad de las transacciones tendríamos una subestimación en las cifras de ingresos y de las cuentas por cobrar.

• Existencia: su objetivo es el adecuado registro de transacciones válidas realizadas por la entidad; la existencia de registros que no corresponden a ingresos realizados por la Empresa, nos crea problemas de sobreestimación en las cifras de los ingresos y cuentas por cobrar.

• Exactitud: los controles de exactitud están orientados a garantizar el correcto registro de las transacciones efectuadas por la entidad, los problemas relacionados con los controles de exactitud aumentan los riesgos de sobreestimación y subestimación de los registros de ingresos y cuentas por cobrar.

Los principales controles relacionados con el ciclo de ingresos y cuentas por cobrar son los siguientes:

• Las facturas deben estar prenumeradas.

• Se deben realizar controles de reconciliación entre los registros auxiliares y las cuentas del mayor.

Proceso administrativo de compras

Los procesos de compras se inician con la necesidad de un bien o servicio y culminan con la adquisición y pago de éstos.  Esta necesidad es planteada por el departamento o unidad que la requiere; de esta forma, las solicitudes de bienes o servicios dependen de un departamento diferente al de compras.  De acuerdo con esto, los procesos de compras comprenden las siguientes etapas:

- Recepción de la solicitud de requisición

- Emisión de la orden de compra

- Aprobación de la orden de compra 

- Envío de la orden de compra a los proveedores

- Recepción de los bienes y/o servicios

- Registro de la entrada del activo o recepción del servicio

- Pago del bien o servicio recibido

- Registro del pago

Recepción de la Solicitud de Requisición:

Para iniciar una compra, cualquier departamento de  la Empresa emite una solicitud de requisición.  Esta emisión debe surgir por una necesidad específica, la cual puede originarse por varias razones, entre las cuales tenemos:

- Generación de un punto de reorden del inventario de mercancías. 

- Cumplimiento del presupuesto de inversiones de capital.

- Surgimiento de necesidades de mercancías de acuerdo con el plan de trabajo.

- Otras.

Una vez detectada la necesidad, el departamento o unidad solicitante, completa una requisición o solicitud de los bienes a ser comprados y la envía al departamento de contabilidad.  Es necesario que el departamento de contabilidad conozca los materiales y los proveedores, así la primera actividad del proceso consistirá en contactar los proveedores, con el propósito de obtener cotizaciones de los bienes a ser adquiridos.

Como toda transacción potencialmente puede generar un compromiso para la Empresa, la solicitud de requisición debe tener ciertas aprobaciones de acuerdo con las políticas que establezca la Empresa.  Típicamente, los campos de aprobación que lleva una solicitud de requisición son los siguientes:

- Persona o unidad solicitante

- Jefe de la unidad solicitante

- Funcionarios de la Farmacia.

Normalmente, esta última aprobación es opcional y, como se mencionó anteriormente, está sujeta a las políticas o niveles de aprobación que establezca la Empresa.

Emisión de la Orden de Compra:

Una vez que la solicitud es recibida en el departamento de contabilidad, debe ser procesada para proceder a suministrar los bienes o servicios requeridos.  Un documento de orden de compra es aquel en el se le solicita a un proveedor, la provisión de un bien o prestación de un servicio para la Empresa.  Las decisiones de compra son plasmadas en la orden de compra, la cual debe incluir por lo menos las siguientes informaciones:

- Departamento que solicita el bien o servicio

- Concepto o descripción de los bienes o servicios

- Cantidad de los bienes o servicios

- Costo unitario y total

- Fechas de solicitud y de disposición de los bienes o servicios

- Autorizaciones necesarias

Cuando se coloca la orden de compra, es necesario establecer en la misma, todas las condiciones necesarias para evitar problemas relacionados con retrasos en la entrega, cambios en la calidad y/o  cantidad de los productos, cambios de precios y modificaciones en las condiciones de financiamiento.

Las normas de control interno exigen que cualquier modificación que pueda efectuarse a una orden de compra deba ser realizada en otro formulario, el cual cambie las condiciones que previamente se habían establecido en el formulario original de orden de compra.  La modificación de una orden de compra debe ser una situación  de excepción, en la cual alguna de las condiciones previamente establecidas es cambiada por cualquier situación que igualmente sea de excepción, una segunda opción es la emisión de una orden de compra que sustituya a la original.  Normalmente, las modificaciones más comunes que se realizan a una orden de compra son los cambios en precios o cantidades, las cuales en el primer caso deben estar soportadas por la autorización interna de personal competente.  Una vez emitida la orden de compra, ésta debe ser sometida a las aprobaciones correspondientes para su procesamiento.

Aprobación de la Orden de Compra:

La aprobación de este documento está sujeta a las políticas de autorización que establezca la Empresa.  

Envío de la Orden de Compra a los Proveedores:

La autorización de la orden de compra a través del formulario de orden de compra, es emitida por el departamento de contabilidad.  Esta responsabilidad implica que el departamento de contabilidad, en todo el proceso de revisión de la orden de compra, tiene las siguientes responsabilidades:

- Conocer los bienes utilizados por la Empresa y sus diferentes proveedores, es necesario que el personal del departamento conozca si se trata de productos importados o nacionales, condiciones de almacenamiento y transporte, requisitos de importación y otros aspectos.

- Realizar las compras con base en los requerimientos establecidos en cuanto a cantidad y calidad: La responsabilidad del departamento de contabilidad está limitada a cumplir con las requisiciones establecidas, en caso de existir necesidad de cambios se debe consultar con la unidad que solicitó el bien o servicio.

- Controlar que las mercancías se reciban oportunamente: Este aspecto es importante porque la recepción oportuna influye en las operaciones de la Empresa.

- Realizar los reclamos por los faltantes o defectos en calidad: La responsabilidad del departamento de contabilidad incluye negociar con los proveedores, los reclamos por faltantes o defectos en el producto.

Recepción de los Bienes y/o Servicios:

El siguiente paso en el proceso de compras, es la recepción del bien o servicio.  En este momento el proveedor recibió el documento original de la orden de compra y procedió a suministrar los bienes o servicios requeridos.  Se pueden presentar los siguientes casos:

- El encargado de almacén recibe lo requerido, en este caso la conformidad de lo recibido la tiene que dar esta unidad y enviar la documentación necesaria al departamento de contabilidad para su registro.

- La unidad solicitante no es quien recibe lo requerido, sino otra dependencia física, en cuyo caso la unidad solicitante debe efectuar un seguimiento a las órdenes de compra que tiene pendiente por recibir.

Para que la recepción de bienes y/o servicios, se efectúe de acuerdo con las políticas de autorización establecidas por la gerencia, una copia de las órdenes de compras emitidas, debe estar disponible en el departamento que recibirá el bien o servicio.  Este control permite que únicamente se reciban los bienes o servicios sobre una base de autorizaciones preestablecidas.

Registro de la Entrada del Activo o Recepción  del Servicio.

Una vez recibidos los bienes o servicios, y luego que el departamento de contabilidad de la conformidad de recepción, se debe realizar el correspondiente registro de entrada del activo o de la recepción del servicio.

Para realizar esto, es necesario remitir al departamento de contabilidad la siguiente documentación para su registro:

- Copia de la orden de compra

- Factura original del proveedor

- Entrada de almacén

- Documentos aduanales, en caso de tratarse de importaciones

Se debe clasificar y codificar los bienes o servicios recibidos, a fin de registrarlos en la cuenta correspondiente de inventario, activo fijo, suministros o gastos por servicios.

Pago del Bien o Servicio Recibido:

El pago del bien o servicio se origina luego de haberse emitido la orden de pago por la unidad solicitante.  El pago de los pasivos está sujeto a lo establecido al respecto en las políticas de la Empresa con relación al manejo del efectivo.  

Registro del Pago:

Esta fase es un paso netamente contable, y debe ser efectuado en el momento en que la Empresa emite el cheque a favor del proveedor o beneficiario.  Debemos tener presente que el proceso de emisión de órdenes de compra, por lo general, no genera obligaciones para la Empresa, debido a que hasta ese momento no se ha generado transferencia de propiedad de los bienes comprados; la necesidad de realizar registros contables surge cuando realizamos un pago anticipado al proveedor.

Registro de la Obligación:

Como explicamos anteriormente, el registro de la obligación se inicia cuando se realiza la transferencia de propiedad del bien, es en este momento cuando la Empresa se compromete a realizar el pago de acuerdo con las condiciones establecidas en la orden de compra.

El proceso de cuentas por pagar incluye los procedimientos contables para el registro de los pasivos, valuación de las cuentas por pagar – en caso de moneda extranjera – y el pago de las cuentas a los acreedores.  Los procesos de compra y cuentas por pagar están relacionados con los procesos de almacenaje de las existencias, debido a que el mayor volumen de actividades del departamento de compras estará relacionado con la compra de materias primas y material de empaque para la producción.  El registro contable debe iniciarse con la recepción de la mercancía, para esto se cuenta con un formulario que se llama entrada de almacén, en este formulario se debe indicar la descripción de los materiales, las cantidades recibidas, fecha de recepción, además debe estar provisto de un espacio para las observaciones, en caso de existir alguna. 

Temas relacionados:

El control interno y la operaciones contables

Políticas contables

Procedimiento contables y no contables

Técnicas para documentar y comunicar

Otros Temas:
Rotación de inventarios
Rotación de cuentas por cobrar
Índice de rentabilidad