Diferencia entre contabilidad Administrativa y Financiera

Saludos amigos, a continuación vamos a establecer algunas diferencias entre la contabilidad administrativa y la contabilidad financiera ambas son instrumentos muy importantes tanto para un negocio como para una empresa, pero cada una tiene un propósito diferentes. Ahora vamos a comparar las diferencias, para ello definiremos sus conceptos.

Contabilidad Administrativa:

Es el Sistema de información al servicio de la administración. También llamada contabilidad gerencial, con orientación a funciones de planeación, control, y toma de decisiones. Se refiere de manera general a la extensión de los informes internos, de cuyo diseño y presentación se hace responsable actualmente el contador de la empresa.

Contabilidad Financiera:

La Contabilidad Financiera es la técnica con la que se produce de una manera sistemática información cuantitativa sobre entidades económicas, orientada a proporcionar información a terceras personas relacionadas con la empresa.

Diferencias: Contabilidad Administrativa y Contabilidad Financiera

La contabilidad administrativa se presenta internamente, mientras que la contabilidad financiera se utiliza para terceros. Aunque la gestión financiera es de gran importancia para los inversores actuales y potenciales, la contabilidad de gestión es necesaria para los administradores para tomar decisiones financieras actuales y futuras. La contabilidad financiera es precisa y debe adherirse a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP, por sus siglas en inglés), pero la contabilidad de gestión es a menudo más como una conjetura o una estimación, ya que la mayoría de los gerentes no tienen tiempo para analizar los números exactos cuando una decisión tiene que ser tomada.

La contabilidad administrativa está organizada para producir información para uso interno de la administración. La labor de administrar una organización requiere por parte de su responsable, una serie de datos que no son los mismos que se pretende presentar a los interesados externos relacionados con la organización, como los accionistas, las instituciones bancarias e inversionistas. Ello obliga a tomar decisiones de todo tipo. La diferencia básica radica en la forma como se presenta la información hacia el exterior, que es distinta de la requerida para usos internos.

La contabilidad financiera requiere un modelo o formato específico, en cuanto a la administrativa el modelo o formato será de acuerdo a las necesidades de la administración.   La contabilidad administrativa está enfocada hacia el futuro, a diferencia de la contabilidad financiera, que genera información sobre el pasado o hechos históricos de la organización, esta última información se utiliza como punto de referencia para planificar en el futuro.

La contabilidad administrativa se orienta hacia el futuro, debido a que una de las funciones esenciales del ejecutivo es la plantación dirigida al diseño de acciones que proyectan la empresa hacia el porvenir. Para realizar dicho diseño de acciones es necesario contar con información histórica que diagnostique la situación actual de la empresa e indique sus carencias y puntos fuertes, para que se fijen las rutas y estrategias a seguir.

La contabilidad administrativa no está regulada por principios de contabilidad, como lo está la contabilidad financiera. La información que se genera para fines externos tiene que ser producida con determinados principios o reglas, de tal forma que el usuario esté plenamente seguro de que en los estados financieros de las diversas empresas existe uniformidad en lo relativo a su presentación y, por tanto, puede haber comparabilidad, por esto es necesario que la información esté plenamente regulada. En cambio la información requerida por los administradores se ajusta a las necesidades de empresa.

La contabilidad financiera, siempre será necesaria, no así  la contabilidad administrativa, que es un sistema de información opcional. Las informaciones financieras son de cierto modo obligatorias, ya que se deben presentar las declaraciones de impuesto anualmente, obligando de esta forma a que exista una contabilidad financiera. La misma información es requerida por las instituciones bancarias, para llevar a cabo sus análisis. En cambio, las empresas no necesariamente deben llevar la contabilidad administrativa: no existe obligatoriedad.

Función sumar.si en Excel

Análisis de equidad interna

Saludos amigos de Prácticas Contables, en este artículo vamos a realizar algunos paso para llevar a cabo un análisis de equidad interna, muchos de nuestros participantes desean tener una idea en que consiste dicho análisis, por tanto, vamos a conocer como realizarlo.  

Primero debemos saber que es un análisis de equidad interna; el mismo no es más que la percepción que tiene el individuo sobre la justicia de las retribuciones de los distintos puestos de una misma empresa comparadas con las funciones y responsabilidades de cada puesto.

Para esto, se debe valorar el puesto no la persona. Si dos puestos tienen el mismo valor, deberían recibir los mismos beneficios básicos. Los puestos pueden tener el mismo valor, pero pueden no ser iguales. Una de las mejores prácticas en materia retributiva es que los puestos de trabajo de la empresa cumplan con el requisito de valor comparable, es decir, que todo puesto debe tener otro como referencia.

Ahora bien, ¿cómo vamos a tomar la referencia o donde encontraremos el puesto a tomar en comparación?

Para esto, necesitamos ir al mercado laboral y realizar una encuesta sobre el puesto de trabajo que queremos valorar. Una buena práctica es; tomar como referencia el mercado regional, buscando empresas de la misma naturaleza donde existan puesto cuya funciones y responsabilidades sean las misma o parecidas a las que realizaría en nuestra empresa.

Los primero sería realizar una encuesta regional de salarios

Esta técnica representa también un procedimiento y resultados confiables para llegar a asignar salarios razonables sobre todo que se muevan dentro del mismo ambiente de salarios de las empresas de la comunidad.

Una vez que la empresa ha ordenado sus puestos jerárquicamente siguiendo los lineamientos acostumbrados o que hayan hecho las modificaciones correspondientes según las instrucciones de la dirección, se encuentra la siguiente situación:

Seguir pagando sus salarios según su política, o bien, Investigar cuánto están pagando las otras empresas que forman su mercado regional.

Si siguen los mismos salarios y con las mismas políticas, está corriendo el riesgo de generar un índice de rotación en su personal elevado, puesto que una de las principales causas de rotación externa del personal es la inconformidad con los salarios bajos percibidos.

Para realizar una encuesta de salario, lo fundamental es estructurar un procedimiento que permita perseguir paso a paso los objetivos deseados. Este procedimiento consta de 4 fases:

1.       La investigación debe realizarse no sobre nombres de puestos, sino sobre el contenido sustancial de los mismos.

Se debe determinar de alguna manera el porcentaje de tiempo que cada obligación de este puesto implique, porque en algunos casos sucede que en puestos con el mismo nombre y con funciones iguales el tiempo dedicado a cada una es diferente, en consecuencia los salarios serán diferentes.

2.       Deben investigarse los requisitos de la especificación del puesto que deben cubrir las personas que lo ocupan, como son: experiencia previa, esfuerzo mental y físico, habilidad, responsabilidad, etc.

Que no se consideren sólo los salarios en dinero, sino que de alguna manera se tomen en cuenta las compensaciones económicas y en especie.

3.       Aspectos previos a la encuesta:

 ¿Quién deberá responsabilizarse sobre la correcta obtención de los datos? Es necesario que quien valla a tomar esta responsabilidad sea una persona que esté los suficientemente familiarizada con los puestos de la empresa, porque al tener que compararlos con los demás de otras empresas, se encontrará con situaciones como por ejemplo: qué puestos del mismo nombre tienen funciones diferentes y para medir el salario, tendrá que comenzar por revisar que el grado de dificultad y responsabilidad de estos puestos sea igual a los de su empresa.

4.       Las empresas participantes y el diseño de cuestionario:

 ¿Qué empresas deberán ser investigadas? 

Esta pregunta no es nada fácil de contestar porque implica aspectos bastante complejos, para partir de ciertas causas lógicas que producen precisamente los aspectos de desajuste en la estructura salarial de una empresa, pero si la principal competencia que en una empresa sufre en el mercado de mano de obra, proviene de otras empresa del mismo tipo en la misma industria, entonces son estas empresas las que deben formar el grupo de las investigaciones".

Es común que la empresa investigadora dude sobre la forma más práctica y efectiva de hacer el contacto con otras empresas, quizá por la idea de tener que enfrentase a situaciones un tanto indiferentes en este terreno, pero si el director de la empresa investigadora le envía una carta al director de la empresa investigada donde le explique los objetivos del plan, que le entregue un informe completo de los resultados de todas las empresas participantes y se compromete a guardar en estricto anonimato los datos proporcionados, entonces toda duda desaparecerá. Otra forma seria acudir a instituciones del estado, que realizan encuesta de salarios para que estas faciliten las encuestas obtenidas en los períodos deseados.

La tabulación de los datos no debe hacerse en el papel apropiado que permita seguir un sistema de agrupación tanto de puestos, como de datos y de compañías. Es necesario asignar claves específicas a cada compañía con el objeto de que no puedan ser identificadas por las demás.

La empresa que realizó el estudio, tiene ahora la obligación de proporcionar sus datos a las que ya lo hicieron, así como indicarles también la clave que corresponde a cada una de ellas.

La tabulación de los datos: Como en todo proceso administrativo, la etapa final es la revisión del grado de eficiencia con que se haya desarrollado el procedimiento, este caso no podría ser la excepción y para encontrar los elementos objetivos, es necesario hacer la concentración sistemática de toda la información.

La expresión gráfica de los resultados: Para graficar los resultados obtenidos en la investigación, se sigue el mismo procedimiento.

Estructura de los salarios

Es aquella parte de la administración de personal que estudia los principios y técnicas para lograr que la remuneración global que recibe el trabajador sea adecuada a la importancia de:

Su puesto

Su eficiencia personal

Las necesidades del empleado

Las posibilidades de la empresa

Estructuración de tabuladores de sueldos y salarios

Tabuladores de salarios, conceptos e importancia

Tipos de tabuladores de salarios

Tabulador para ingreso y promoción del personal

Criterios utilizados en la elaboración del tabulador

Ámbitos de validez

De acuerdo con este criterio se logra delimitar el universo de discurso del documento en tanto se identifican los sujetos a los que se dirige, la materia que regula, el espacio de aplicación y el tiempo de vigencia del mismo.

El ámbito personal de validez,

Compuesto por los sujetos a los que se dirige el ordenamiento, coincide con el del Reglamento de Ingreso, Promoción y Permanencia del Personal Académico.

De conformidad con el ámbito material de validez se puede determinar que, dentro del amplio contexto que constituye la elaboración de un Manual de Puestos que seria los mas eficaz para esta tarea. El documento contendría solamente los requisitos que deben cumplirse para ocupar los diversos puestos del personal.

Jerárquico normativo

La aplicación de este criterio permite ubicar al Tabulador dentro de un sistema jurídico nacional en general y en particular.

Organización departamental

En la determinación de requisitos para el ingreso y la promoción del personal académico, se considera como un criterio básico la departamentalización.

Principales conceptos de nómina

Saludos amigo, en esta ocasión presentaremos los principales conceptos que deben tener en cuenta para realizar una nómina de pago. En nuestra página tenemos cada uno de estos artículos de manera detallada, pero ahora estamos haciendo un resumen de manera teórica de los mismos.

Estos conceptos suelen ser muy necesarios para los programadores de Software de Nómina ya que todo el proceso de nómina debe automatizarse para evitar errores, pérdidas y ahorrar tiempo a los departamentos de Recursos Humanos que por lo general son los responsables de elaborar dicha nómina en las empresas.

En este artículo no vamos a definir los conceptos básicos, más bien haremos referencia aquellos especiales que no de dominio por los programadores y los nuevo integrantes al área de nómina.

Regalía (Salario Navidad)

Monto pagado al empleado al final del año calendario.

Según el código de trabajo debe ser antes del 20 de diciembre, representando la doceava parte (1/12) de la remuneración total anual, este monto es exento de impuestos, siempre que no supere un sueldo básico del trabajador.  Si supera un salario del empleado, el excedente sí es gravable para impuestos sobre la renta. El monto pagado por este concepto no debe superar los cincos (5) salarios mininos establecido, pero está a opción de la empresa si desea hacerlo ya que el cálculo puede ser ley o de acuerdo a las reglas de la empresa siempre y cuando no estén dentro de los parámetros que indica la ley.

Por lo general los programadores utilizan una nómina especial para realizar este proceso único cada año.

Bonificación (Utilidades)

La ley prevé que la empresa debe pagar el 10% de las utilidades al empleado en caso de que existan. El monto por concepto de bonificación debe ser pagado al empleado antes de 120 días continuos luego del cierre del año fiscal.

El cálculo se realiza de acuerdo a la antigüedad del empleado para determinar el monto de bonificación.

Los rangos de días ganados según antigüedad son:

Menos de un año de antigüedad 45 días (pago en proporción  a tiempo laborado)

De 1 a 2 años     45 días

De 3 años en adelante  60 días

Estos días son valorados con el salario al momento de cierre fiscal del año al que corresponde la bonificación.

Por lo general los programadores utilizan una nómina especial para realizar este proceso único cada año.

Seguridad Social  

Periodo a Realizar el Descuento: dependerá del periodo de pago de la empresa Quincenal o mensual Ambas Quincenas y Nóminas Especiales.

Se emite mensualmente los 3 primeros días de cada mes un archivo con los ingresos de cada trabajador a la TSS y con esto ellos facturan y debe coincidir con lo retenido y aportado en la nómina.

Esta documentación también se une al SUIR y los reportes deben ser entregados a este sistema único que distribuye la información a los entes gubernamentales requeridos.

Consta de 3 conceptos que aplican en porcentajes variables a nivel nacional y son modificados regularmente a través de decreto:

Administración de Fondo de Pensiones (AFP)

Administración de Riesgo Laboral (ARL)

Administración de Riesgo de Salud (ARS)

Salario Mínimo Nacional: RD $7,583.00

Impuesto Sobre la Renta (ISR)

Periodo a Realizar el Descuento: Ambas Quincenas y Nóminas Especiales.

Con la nueva reforma el proceso está cambiando a lo denominado SUIR – Sistema Único de Información y Recaudo.

La tabla de porcentajes de descuento que da la ley es anual, sin embargo la ley exige que los ingresos del mes sean prorrateados de forma anual.

La base imponible que se usa para el cálculo de la retención incluye cualquier remuneración percibida por el trabajador excepto la regalía, cesantía y preaviso. A este monto se descuenta el total de los aportes del empleado para la seguridad social y el resultado estará sujeto a la retención del impuesto sobre la renta.

Cuando la remuneración de un trabajador está desde el nivel 3 en adelante sólo a la porción de la remuneración que se encuentra por encima del rango más alto se le calcula el porcentaje y a este monto se le suma el máximo de los rangos anteriores.

Escala anual

 -                           399,923.00  

 399,923.01          599,884.00  

 599,884.01          833,171.00 

Primera escala  15%                      

                                              

Segunda escala                20%       mas        29,994.12      

                                              

Tercera escala   25%       mas       76,651.55     

Instituto Nacional de Formación Técnica Profesional

La ley actual del INFOTEP (Instituto Nacional de Formación Técnica Profesional) establece que las empresas están obligadas a aportar un porcentaje fijo ya establecido aplicado a los Sueldos/Salarios y Comisiones pagados mensualmente, así como un aporte por parte de los trabajadores en función del pago de bonificación.

Aporte del Empleado: Pago de Bonificación * 0.5%

Aporte del Empleador: Sueldos/Salario + Comisiones * 1%

Terminación Laboral o desahucio por parte de la empresa

La terminación laboral ocurre cuando el empleado deja de prestar servicios a la empresa por múltiples razones.

En función de ellas se generan las indemnizaciones que correspondan, así como el salario a la fecha de retiro, los ingresos fijos prorrateados a la fecha de retiro, la cancelación de préstamos,  las deducciones fijas prorrateadas y los ingresos y deducciones no fijos que puedan haberse generado desde el inicio del periodo a la fecha de retiro.

En la baja le corresponde al empleado el pago proporcional de sus derechos adquiridos en función  de bonificación, regalía y vacaciones, que hubiera ganado si terminara el año fiscal.

Las prestaciones laborales se pagan en base al promedio anual de salario amplio, que incluye salario básico y comisiones.

  

El pago de las prestaciones debe ser realizado siempre vía cheque.

Preaviso

Cantidad de días específicos a ser pagados al empleado dependiendo de los años de servicio que el empleado tenga en la empresa.

De 3 a 6 meses 7 días de preaviso

De 6 a 12 meses 14 días de preaviso

De 12 meses en adelante 28 días de preaviso

Cesantía

Cantidad de días específicos a ser pagados al empleado dependiendo de los años de servicio que el empleado tenga en la empresa.

Antes de 01 de Junio de 1992

15 días de cesantía por cada año de servicio.

A Partir de 01 de Junio de 1992

De 3 a 6 meses 6 días de cesantía.

De 6 a 12 meses 13 días de cesantía.

De 1 a 5 años 21 días de cesantía por año.

De 5 años en adelante  23 días de cesantía por año, más la porción del último año no cumplido.

Asistencia Económica

Cantidad de días específicos a ser pagados al empleado dependiendo de los años de servicio que el empleado tenga en la empresa.

Sólo en caso de fallecimiento o incapacidad física permanente.

De 3 a 6 meses 5 días.

De 6 a 12 meses 10 días.

De 1 año en adelante 15 días por año más la porción del último año no cumplido.

Ordenar y filtrar datos

Funcion buscar objetivos

Como habilitar las macros en Excel 2010

Buscar y seleccionar datos

Como validar datos

Como crear una lista desplegable o cuadro combinado

Como registrar las ventas en dólares

Saludos amigos, en esta ocasión le tenemos como registrar las ventas de contado, crédito y en dólares, muchos de nuestros usuarios desean conocer cómo realizar estos registros.

Ricardo Romero, autor del libro "Marketing", define a la venta de la manera siguiente:

 Es la cesión de una mercancía mediante un precio convenido.

La venta puede ser:

1) al contado, cuando se paga la mercancía en el momento de tomarla

 2) A crédito, cuando el precio se paga con posterioridad a la adquisición

 3) A plazos, cuando el pago se fracciona en varias entregas sucesivas

Desde el punto de vista legal, se trata de la transferencia del derecho de posesión de un bien, a cambio de dinero. Desde el punto de vista contable y financiero, la venta es el monto total cobrado por productos o servicios prestados.

Ahora bien, en prácticas contables vamos a mostrar cómo se realizan los registros contables para conocer dicho valores de ventas por los conceptos mencionados anteriormente.

Caso práctico.

El 15-10-2014, la empresa Mambo Azul realizo servicio de reparación el cual fue pagado en efectivo por valor de 150,000.000 más el 18% de ITBIS

Asiento Contable

Detalle                                      Débito                          Crédito

 Caja General                       177,000.00

ITBIS compra / ventas                                                  27,000.00

Ingresos por servicio                                                  150,000.00

Registro servicio de reparación 15-10-2014

En este caso, se realizó un servicio el cual no tiene ningún costo para la empresa, ahora veamos en el caso que se venta un producto que ha tenido un valor de adquisición para la empresa.

El día 15-10-2014, la empresa Mambo Azul vendió 5 TV a 25,000.00 c/u más el 18% ITBIS las cuales fueron tomadas a crédito (30 días), cada TV de estas le costó a la empresa 15,000.00 c/u, veamos su registro contable.

Entonces decimos:

5 x 25,000.00 = 125,000.00 total de la venta

125,000.00 x 18% = 22,500.00 valor de ITBIS

5 x 15,000.00 = 75,000.00 total costo

Asiento Contable

Detalle                                      Débito                          Crédito

Cuenta por cobrar               147,500.00

ITBIS compra / ventas                                                 22,500.00

Ingresos por ventas                                                   125,000.00

Costo de ventas                   75,000.00

Inventario de mercancía                                             75,000.00

Registro venta de 5 TV a 25,000.00 c/u

Como podrán ver, en este caso tenemos la cuenta de costos e inventario de mercancía, en vista de que estamos vendiendo un producto el cual tenemos en un almacén disponible para la venta.

Ahora vamos a realizar ventas en otra moneda, y tomaremos la más común, es decir, dólares.

El 16-10-2014, la empresa Mambo Azul vendió un mueble por valor de 50,000.00 más el 18% de ITBIS, el cliente pidió que la factura fueran en dólares a la tasa de 43.90, el costo del mueble de 35,000.00.

Primero realizamos conversión

50,000.00 / 43.90 = 1,138.95

50,000.00 x 18% = 9,000.00 / 43.90 = 205.01

1,138.95 + 205.01 = 1,343.96 = PAR

59,000.00 – 1,343.96 = 57,656.04 = PRIMA

35,000.00 costos de venta

  

Asiento Contable

Detalle                                                       Débito                          Crédito

Cuenta por cobrar US$ PAR                   1,343.96

Cuenta por cobrar US$ PRIMA             57,656.04

ITBIS compra / ventas                                                                      9,000.00

Ingresos por ventas                                                                        50,000.00

Costo de ventas                                       35,000.00

Inventario de mercancía                                                                35,000.00

Registro venta de mueble a 50,000.00 c/u

Bien amigos, como podrán ver hemos registrado nuestra cuenta por cobrar en otra moneda, este caso fueron dólares, pero puede ser en cualquier moneda solo deben saber la tasa para convertirlos a pesos RD$.

Como registrar las compras internacionales en dólares

Saludos amigos, aquí le tenemos a petición de todos ustedes como registrar las compras en dólares.

Por lo general debes llevar todas las compras internacionales a la Mercancía en tránsito, ya que tendrás: la factura comercial, el pago por servicio de gestión de aduanas y otros gastos incurridos para traer tu mercancía, todo esto implica que el valor de tu mercancía está aumentando.

Por el otro lado tendrás que incorporar a tu catalogo la cuenta por pagar dólares, esto es:

Cuenta por pagar US$ PAR

Cuenta por pagar US$ PRIMA

Vamos hacer una práctica

Si compramos 20 radios US$260 c/u, a la tasa de 44.00

20 x 260 = US$5,200.00

US$5,200.00 x 44.00 = RD$228,800.00

Ahora bien, debemos determinar la PAR y la PRIMA, donde, la PAR son los dólares y los pesos son la PRIMA.

Entonces decimos:

US$5,200.00 representan la PAR

228,800.00 que son los pesos a la tasa de 44.00 – US$5,200.00 = 223,600.00

223,600.00 = PRIMA

Asiento contable 

Detalle                                         Débito                   Crédito

Mercancía en transito             228,800.00  

Cuenta por pagar US$ PAR                                     5,200.00

Cuenta por pagar US$ PRIMA                           223,600.00

Para registrar 20 radio a US$260 c/u a la tasa 44.00

Bien, esto es todo lo necesario para saber cuál es tu cuenta por pagar en dólares y su prima en pesos.

Gracias, espero sea de utilidad.

El Ciclo Contable

Saludos Amigos, aquí le tenemos un artículo muy interesante para los estudiantes y profesionales de contabilidad, El Ciclo Contable, este tema ha sido solicitado por los estudiantes que integra nuestra página, así que vamos a inicial por definir algunos conceptos.

Los sistemas de contabilidad pueden variar de una empresa a otra, dependiendo de la naturaleza del negocio, operaciones, tamaño, volumen de información y las necesidades de la administración y otros interesados.

Por tanto, las palabras a definir son:

Ciclo:

Se asienta  en una serie de eventos o cambios periódicos que pueden terminar y presentarse de nuevo.

Contabilidad:

Sistema elaborado para llevar las cuentas, entradas y salidas en las empresas.

Entonces, la definición más general de un sistema de contabilidad o del ciclo contable comprende todas las actividades necesarias para proporcionar a la administración la información cuantificada que requiere para planear, controlar y dar a conocer las situaciones financieras y las operaciones de la empresa.

Si existe un sistema de contabilidad eficiente la administración pueden tener en cualquier momento información confiable de sus inventarios, ventas, costos y la estructura del capital. Estas informaciones son vitales para analizar los estados financieros necesarios para la tomar decisiones.

Aunque la mayoría de las empresas cuentan con sistemas de contabilidad satisfactorios, muchas son deficientes debido en parte a la ineficacia de sus procedimientos contables.

El ciclo contable

Es el conjunto de pasos o fases de la contabilidad que se repiten en cada período contable, durante la vida de un negocio. Se inicia con el registro de las transacciones, continúa con la labor de pase de las cantidades registradas del diario al libro mayor, la elaboración del balance de comprobación, los estados financieros, la contabilización en el libro diario de los asientos de ajuste, su traspaso a las cuentas del libro mayor y, finalmente el balance de comprobación posterior al cierre. Es importante destacar que el ciclo contable se refiere al proceso de registros que va desde el registro inicial de las transacciones hasta los estados financieros finales. Además de registrar las transacciones explícitas conforme van ocurriendo, el ciclo contable incluye los ajustes para las transacciones implícitas. Es importante reconocer cómo los ajustes para las transacciones implícitas en el ciclo contable.

El período anterior pueden afectar la contabilidad adecuadamente en el período actual para las transacciones explícitas relativas. Por ejemplo, si se han acumulado salarios al final del período anterior, la primera nómina del periodo actual eliminará esa cuenta por pagar. El pasar a un nuevo período contable se facilita cerrando los libros, que es un procedimiento de oficina que transfiere los saldos de ingresos y gastos a la utilidad acumulada, y prepara los libros para el comienzo de un nuevo ciclo contable. Sin embargo, no solamente cerrar los libros y preparar los estados financieros completa el ciclo contable, los auditores con frecuencia revisan los estados antes que estos se revelen al público. Una auditoría le agrega credibilidad los estados financieros. Como veremos más adelante, por lo general, se cometen errores al registrar los datos en libros. Tales errores se deben corregir cuando se descubren, ajustando los saldos de las cuentas, de manera que sean iguales a las cantidades que hubieran existido si se hubiera hecho el registro correcto.

2.- Pasos del ciclo contable

Como explicamos anteriormente la vida de un negocio se divide en períodos contables, y cada período es un ciclo contable, que empieza con el registro de las transacciones en el diario y que termina con el balance de comprobación posterior al cierre.

Vamos a enumerar los pasos a seguir para realizar el ciclo contable:

1. Balance General al principio del período:

Consiste en el inicio del ciclo contable con los saldos de las cuentas del balance de comprobación y del mayor general del período anterior.

2. Proceso de análisis de las transacciones y registro:

Consiste en analizar  cada una de las transacciones para proceder a su registro en el diario.

3. Pase del diario al libro mayor:

Consiste en registrar en las cuentas del libro mayor los cargos y créditos de los asientos consignados en el diario.

4. Analizar los ajustes y las correcciones para registrarlos en el mayor:

Consiste en registrar en el libro diario los asientos de ajuste; se procede luego a pasar dichos ajustes al libro mayor, para que las cuentas muestren saldos correctos.

5.- Cierre de libros

Consiste en contabilizar en el libro diario los asientos para cerrar las cuentas nominales, procediendo luego a pasar dichos asientos al libro mayor, transfiriendo la utilidad o pérdida neta a la cuenta de capital. Los saldos finales en el balance general se convierten en los saldos iniciales para el período siguiente.

Caso práctico del ciclo contable

Bien, ahora vamos a ver el ciclo completo. En la vida real, la mayoría de los negocios operan con períodos contables anuales y cierran sus cuentas una vez al año. A cualquier período contable de 12 meses consecutivos se le conoce con el nombre de período fiscal.

Para nuestro ejemplo vamos a utilizar el periodo de un mes. A continuación vamos a ver el estado de situación de la empresa Mambo Azul.

EL Mambo Azul

Estados de Situación

Expresado en RD$ al 31-08-2014

Activo

Activos corrientes

Efectivo caja y banco                                           112,000.00

Cuenta por cobrar                                                110,000.00

Inventarios suministro                                            49,500.00

Total de activos corriente                                   271,500.00

Activos fijos

Propiedad planta y equipos

Terreno                                                               1,200,000.00

Edificio                                                                2,850,500.00

Mobiliarios y equipos de oficina                            800,000.00

Equipos de transporte                                           650,000.00

Total de activos fijos                                        5,500,500.00

Total de activos                                                5,772,000.00

Pasivos y capital

Pasivos

Pasivos corrientes

Documentos por pagar                                        500,000.00

Cuentas por pagar                                               570,000.00

Otras cuentas por pagar                                      325,000.00

Total de pasivo corrientes                             1,395,000.00

Pasivos a largo plazo

Documento por pagar                                      2,580,690.00

Total de pasivos a largo plazo                       2,580,690.00

Total de pasivos                                              3,975,690.00

Capital social

Capital                                                                 196,310.00

Capital suscrito y pagado                                 1,000.000.00

Utilidades retenidas                                            450,000.00

Utilidad o pérdida del ejercicio                            150,000.00

Total capital                                                     1,796,310.00

Total de pasivos y capital                               5,772,000.00               

Bien, ahora que tenemos nuestro balance de situación inicial, vamos a realizar las siguientes transacciones de manera breve para ejemplificar el movimiento de un período. De igual manera iremos realizando los asientos correspondientes.

El día 05-09-2014, dio servicio de asesoría a la empresa Mango verde por valor de 100,000.00 a crédito.

Asiento contable

Detalle                                                   débito                                     crédito

Ingresos por servicios                                                                       100,000.00

Cuenta por cobrar                           100,000.00

Para registrar los ingresos por servicios

El mayor general se visualiza de la siguiente manera

Ingresos por servicios
Fecha	Detalle	Débito	Crédito	Balance
05/09/2014			100.000,00	100.000,00

Cuenta por cobrar
Fecha	Detalle	Débito	Crédito	Balance
31/08/2014	balance inicial			110.000,00
		100.000,00		210.000,00

El 10-09-2014, realizo servicio de auditoria por valor de 350,000.00 de contado

Asiento contable

Detalle                                                   débito                                     crédito

Ingresos por servicios                                                                    350,000.00

Efectivo caja y banco                        350,000.00

Para registrar los ingresos por servicios de auditoria

El mayor general se visualiza de la siguiente manera

Efectivo caja y banco
Fecha	Detalle	Débito	Crédito	Balance
31/08/2014	balance inicial			112.000,00
10/09/2014		350.000,00		462.000,00

Ingresos por servicios
Fecha	Detalle	Débito	Crédito	Balance
05/09/2014			100.000,00	100.000,00
10/09/2014			350.000,00	450.000,00

El día 15-09-2014, a Juan López 150,000.00 con el cheque 1256 del banco popular  

Asiento contable

Detalle                                                   débito                                     crédito

Cuenta por pagar                           150,000.00

Efectivo caja y banco                                                                    150,000.00

Para registrar el pago de la factura 15012 de Juan López

El mayor general se visualiza de la siguiente manera

Cuenta por pagar
Fecha	Detalle	Débito	Crédito	Balance
31/08/2014				570.000,00
15/09/2014		150.000,00		420.000,00

Efectivo caja y banco
Fecha	Detalle	Debito	Crédito	Balance
31/08/2014	balance inicial			112.000,00
10/09/2014		350.000,00		462.000,00
15/09/2014			150.000,00	312.000,00

El 20-09-2014, pago los servicios básico de agua 10,500.00, Energía 45,000.00, Teléfono 5,800.00 y alquiler 25,000.00.

 Asiento contable

Detalle                                                   débito                                     crédito

Gasto generales                             86,300.00

Efectivo caja y banco                                                                     86,300.00

Para registrar los gasto básico de la empresa

Como pueden ver, hemos llevado todos los gastos a una sola cuenta, pero las empresa llevan estas cuentas por separado y tienen un mayor general cada una.

En nuestro ejemplo lo estamos haciendo de esta manera para no complicar el ejercicio, solo queremos que vean el proceso de cierre de cuenta par el ciclo contable, de manera que vamos a ver como se visualiza el mayor general de estas partidas.

Gastos Generales
Fecha	Detalle	Débito	Crédito	Balance
20/09/2014		86.300,00		86.300,00

Efectivo caja y banco
Fecha	Detalle	Débito	Crédito	Balance
31/08/2014	balance inicial			112.000,00
10/09/2014		350.000,00		462.000,00
15/09/2014			150.000,00	312.000,00
20/09/2014			86.300,00	225.700,00

Bien, ya hemos realizado nuestras transacciones, ahora vamos a suponer que estas son todas las transacciones del mes, y será nuestro período de cierre del ciclo contable.

Primero vamos a realiza nuestra balanza de comprobación

Mambo azul

Balanza de comprobación al 30-09-2014

  

Bien amigos, ya tenemos nuestra balanza de comprobación lista para hacer el cierre; pero primero vamos a realizar un asiento que llevara la utilidad del período a utilidades retenidas.

Asiento contable

Detalle                                                         débito                                     crédito

Ingresos por servicios      150,000.00

Utilidades retenidas                                                                              150,000.00

Para llevar las utilidades del período al retenidas

Asiento contable

Detalle                                                         débito                                     crédito

Utilidades o pérdidas del período        450,000.00

Gastos Generales                                                                                   86,300.00

Ganancia y/o pérdidas                                                                         363,700.00

Para cerrar las cuentas nominales  

Con este asiento dejamos en cero los balances de las cuentas de ingresos y gastos y pasamos la diferencia a la cuenta de cierre del período; Ganancia y/o pérdidas.

Luego realizamos el siguiente asiento para cerrar la cuenta de Ganancia y/o pérdida y llevar el valor a la cuenta de utilidades del período.

Asiento contable

Detalle                                                         débito                                     crédito

Utilidades o pérdidas del período                                                       363,700.00

Ganancia y/o pérdidas                           363,700.00

Para cerrar la cuenta de Ganancia y/o Perdida y pasar su balance a utilidades del período

En este momento ya tenemos nuestro ciclo contable terminado, cuando generemos la balanza de comprobación nuevamente solo deben aparecer las cunetas reales; que  son las que pasan con balance a cada período.

Las empresa realizan procesos de compra y ventas, estos generan transacciones contables las cuales van agregando valores a las cuentas de nuestro al final de período cierran las cuentas nominales (ingresos, costo y gastos) y solo quedan las reales (activos, pasivo y capital) con respectivos balances.